ShoreTel 115 IP-telefoon - Gebruikershandleiding Simple
ShoreTel 115 IP-telefoon Gebruikershandleiding
Auteursrecht op documenten en software Copyright © 1998-2010 ShoreTel Inc., Sunnyvale, Californië, VS. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in de Verenigde Staten. Het is niet toegestaan de inhoud van deze publicatie in enigerlei vorm of op enigerlei wijze te reproduceren of te verzenden, noch elektronisch noch mechanisch, voor enig doel, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ShoreTel Inc. Shoretel Inc. behoudt zich het recht voor om zonder kennisgeving wijzigingen aan te brengen in de specificaties en materialen die hierin worden genoemd en kan niet aansprakelijk worden gehouden voor enige schade (waaronder gevolgschade) als gevolg van gebruik van de gepresenteerde materialen, waaronder typografische of rekenkundige fouten of foutieve vermeldingen.
Handelsmerken ShoreTel, ShoreCare, ShoreGear, ShoreWare en ControlPoint zijn gedeponeerde handelsmerken van ShoreTel Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Het ShoreTel-logo en ShorePhone zijn gedeponeerde handelsmerken van ShoreTel Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere auteursrechten en handelsmerken in deze publicatie zijn eigendom van hun respectieve eigenaren.
Octrooien Dit product wordt gedekt door een of meer van de volgende octrooien: Amerikaans octrooi 6,996,059, Amerikaans octrooi 7,003,091, Amerikaans octrooi 7,167,486, Amerikaans octrooi 7,356,129, Canadees octrooi 2,316,558, Amerikaans octrooi 7,379,540, Amerikaans octrooi 7,386,114, Amerikaans octrooi 7,450,574 and Amerikaans octrooi 7,450,703. Het product wordt ook gedekt door andere octrooiaanvragen. ShoreTel Inc. Alle rechten voorbehouden.
Versie-informatie Artikelnummer 850-1135-02 ShoreTel 115 IP-telefoon Gebruikershandleiding Datum: 13-3-2010
Bedrijfsgegevens ShoreTel Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, Californië 94085 Telefoon: +1 (408) 331-3300. Fax: +1 (408) 331-3333 www.shoretel.com
Inhoud AAN DE SLAG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Inloggen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 BEDIENING VAN DE TELEFOON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Bellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Met de hoorn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Met de luidspreker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Een conferentiegesprek voeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 De intercom gebruiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Opnieuw kiezen en gemiste oproepen bekijken . . . . . . . . . . . . . . . 8 Een bericht achterlaten en opties voor berichten . . . . . . . . . . . . . . 8 Oproepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Oproepen beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Met de hoorn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Met de luidspreker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Het volume van de beltoon en het luistervolume instellen . . . . . . . 10 Wisselgesprekken beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Nachtoproep opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Gesprekken beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Geluid van een gesprek uitschakelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Een gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen. . . . . . . . . . . 11 Een gesprek doorverbinden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen . . . . . . . . . . . . 11 Meeluisteren/onderbreken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen . . . . . . . . . . 12 Toewijzing van het toestel wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Schakelen tussen huntgroepstatussen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 VOICEMAIL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Inloggen in het hoofdmenu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Inloggen vanaf een ander toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Inloggen vanaf een externe telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Nieuwe berichten beluisteren en beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Berichten verzenden vanuit voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 PROBLEMEN OPLOSSEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Gegevens over de telefoon bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 De telefoon opnieuw opstarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 BEKNOPTE HANDLEIDING VOOR VEELGEBRUIKTE TAKEN . . . . . . . . . . . . 20
3
4
AAN DE SLAG Welkom bij de Shoretel™ IP-telefoon! Hoorn
Indicatielampje Als het lampje knippert, zijn er inkomende oproepen en/of nietbeluisterde voicemailberichten.
LCD-display 1 x 16 tekens
Aansluiting voor de hoorn 115
Transfe r
Redial
Confe renc e
Inte rco m
Voice Mai l
Hold
Functietoetsen Hiermee hebt u toegang tot basisfuncties van de telefoon.
Plastic strook voor over de functietoetsen Plastic strook met internationale symbolen.
Toetsenblok Luidspreker Kan worden gebruikt als luidspreker.
Volumeregeltoetsen De toetsen Geluid uitschakelen en Luidspreker lichten op als deze actief zijn. Met de volumetoets regelt u het volume van de hoorn, de luidspreker en de beltoon.
Microfoon
5
Inloggen Als u de telefoon voor het eerst gebruikt, ziet u de datum en de tijd op het display van de telefoon. Als er geen tijdserver is opgegeven, ziet u ‘ShoreTel’. In beide gevallen kunt u wel bellen, maar geen oproepen ontvangen. U moet inloggen en de telefoon toewijzen als uw permanente toestel. Om in te loggen: Voice Mail
Stap 1
Druk op
Stap 2
Kies het toestelnummer dat de beheerder aan u heeft toegewezen.
Stap 3
Als de beheerder u een wachtwoord heeft toegewezen, voert u dit nu in. Anders voert u het standaardwachtwoord 1234 in en drukt u op .
Stap 4
Voer een nieuw wachtwoord in, gevolgd door wachtwoord nogmaals in om het te bevestigen.
Stap 5
Spreek uw naam in en druk op een van de volgende opties:
.
. Voer het
en druk vervolgens op
Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen Annuleren Stap 6
Druk op
voor mailboxopties.
Stap 7
Druk op
om het toestel opnieuw toe te wijzen en druk
vervolgens op
.
U bent nu ingelogd. U kunt oproepen ontvangen en controleren of er nieuwe berichten zijn. Het toestelnummer wordt weergegeven op het display en wordt afgewisseld met de tijd en datum. U kunt inloggen bij alle ShoreTel IP-telefoons in het netwerk om de toewijzing van uw toestel aan die telefoon te wijzigen. Zie ‘Toewijzing van het toestel wijzigen’ op pagina 12 voor meer informatie.
6
BEDIENING VAN DE TELEFOON Bellen Met de hoorn Als u intern wilt bellen met de hoorn, neemt u de hoorn van de haak en kiest u het toestelnummer. Als u naar buiten wilt bellen, kiest u de trunktoegangscode en vervolgens het telefoonnummer. Om het gesprek te beëindigen, legt u de hoorn op de haak.
Met de luidspreker Als u intern wilt bellen met de luidspreker, drukt u op de toets Luidspreker en kiest u het toestelnummer. Als u naar buiten wilt bellen, kiest u de trunktoegangscode en vervolgens het telefoonnummer. U beëindigt het gesprek door nogmaals op de toets
te drukken.
Een conferentiegesprek voeren Een deelnemer toevoegen aan een bestaand gesprek: Stap 1
Conference
Druk op
. Het gesprek wordt in de wacht gezet. (Druk
Hold
op
als u het conferentiegesprek wilt annuleren.)
Stap 2
Kies het toestelnummer van degene die u wilt toevoegen aan het conferentiegesprek en overleg met de ontvanger.
Stap 3
Druk nogmaals op is tot stand gebracht.
Conference
. Het gesprek met drie deelnemers
Conference
Druk nogmaals op om de verbinding met de zojuist toegevoegde deelnemer weer te verbreken. Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u Personal Call Manager gebruiken om een conferentiegesprek te voeren met maximaal zes deelnemers.
De intercom gebruiken Met de functie Intercom kunt u verbinding maken met een andere deelnemer zonder deze te bellen via een gesprekslijn. Zowel u als de ontvanger moet een ShoreTel IP-telefoon gebruiken en beschikken over de rechten om deze functie te gebruiken.
7
Een andere deelnemer oproepen via de intercom: Stap 1
Neem de hoorn van haak.
Stap 1
Druk op
Stap 2
Kies het toestelnummer van de deelnemer.
Stap 3
Hang op om het gesprek te beëindigen.
Intercom
.
Opnieuw kiezen en gemiste oproepen bekijken U kunt de functie Opnieuw kiezen gebruiken om het laatst gekozen nummer opnieuw te kiezen. U ziet het nummer dat wordt gekozen op het display. Een nummer opnieuw kiezen: Stap 1
Neem de hoorn van haak.
Stap 2
Druk op
Stap 3
Hang op om het gesprek te beëindigen.
Redial
.
Een bericht achterlaten en opties voor berichten Als de ontvanger niet opneemt en de oproep niet automatisch wordt doorgeschakeld, kunt u een bericht achterlaten als daarom wordt gevraagd. U kunt ook gebruikmaken van een van de volgende opties terwijl u luistert naar de begroeting van de mailbox: De begroeting overslaan, een bericht achterlaten en vervolgens ophangen om het bericht te verzenden. Doorverbinden naar de assistent. Doorschakelen naar de ‘Find me’-bestemming van de ontvanger (een optioneel nummer waarnaar oproepen kunnen worden doorgeschakeld) als deze functie is ingeschakeld. Als dit niet het geval is, wordt u gevraagd een bericht achter te laten. Doorverbinden naar de automatische telefoniste. Nadat u uw bericht hebt ingesproken, selecteert u een van de volgende opties: Berichtopties en vervolgens: Bericht verzenden Annuleren Afspelen
8
Opnieuw opnemen Markeren als dringend of markering als dringend verwijderen Doorverbinden naar de automatische telefoniste Doorverbinden naar de assistent Opnieuw opnemen Bericht verzenden, doorverbinden naar de assistent Bericht verzenden, doorschakelen naar de Find Me-bestemming van degene die u belt, als deze functie is ingeschakeld Bericht verzenden, doorverbinden naar de automatische telefoniste OPMERKING Als u ophangt, wordt het bericht verzonden.
Oproepen Als uw telefoon en andere telefoons op uw locatie zijn geconfigureerd voor de oproepfunctie, kunt u een bericht inspreken dat wordt afgespeeld via een aangesloten luidspreker, meestal een overhead speaker. Als u toegang hebt tot de oproepfunctie (dit wordt ingesteld door de beheerder), kiest u het nummer dat u hebt gekregen van de beheerder en wacht u op de bevestigingstoon. Vervolgens kunt u in de hoorn spreken. Hang op wanneer u klaar bent. Als u een toon hoort die een fout aangeeft als u probeert op te roepen, is de oproepfunctie waarschijnlijk niet geconfigureerd op uw locatie of beschikt u niet over de benodigde rechten. Neem contact op met de beheerder.
Oproepen beantwoorden Als u de beltoon hoort en het rode lampje rechtsboven op de telefoon knippert, is er een inkomende oproep op de telefoon. Als deze informatie beschikbaar is, ziet u de naam en het nummer van de beller op het display. U kunt de oproep op een van de volgende manieren beantwoorden:
Met de hoorn Neem de hoorn van de haak als de telefoon overgaat. Om het gesprek te beëindigen, legt u de hoorn op de haak.
9
Met de luidspreker Om een oproep te beantwoorden, drukt u op de toets Luidspreker Het lampje in de toets licht groen op. U beëindigt het gesprek door nogmaals op de toets Luidspreker drukken.
. te
Het volume van de beltoon en het luistervolume instellen Als u op
en
op de volumetoets drukt, stelt u het volgende in:
• Het volume van de beltoon terwijl de hoorn op de haak ligt en de luidspreker uit staat. Door herhaaldelijk op te drukken, kunt u het volume van de beltoon uitschakelen. • Het luistervolume als de hoorn van de haak is. • Het volume van de luidspreker als het lampje voor de luidspreker brandt.
Wisselgesprekken beantwoorden Als u beschikt over de benodigde rechten, ingesteld door de systeembeheerder, kunt u maximaal 16 inkomende oproepen tegelijk ontvangen door Hold herhaaldelijk op te drukken. U kunt het aantal inkomende oproepen dat u wilt ontvangen beperken met behulp van Personal Call Manager. Als u een inkomende oproep ontvangt terwijl u in gesprek bent, hoort u een pieptoon in het gesprek. Om de inkomende oproep te beantwoorden en het Hold huidige gesprek in de wacht te zetten, drukt u op . Herhaal deze handeling om terug te gaan naar het eerdere gesprek.
Nachtoproep opnemen Als de beheerder de functie Nachtoproep heeft geactiveerd, kunnen oproepen worden doorgeschakeld naar een toestel dat overgaat via een overhead speaker. Deze functie kan handig zijn buiten kantooruren, wanneer een beller contact zoekt met een willekeurig iemand op een locatie. Als u toegang hebt tot de nachtoproepfunctie, die wordt ingesteld door de beheerder, kiest u om de oproep op uw locatie te beantwoorden. Als u een toon hoort die een fout aangeeft als u probeert de nachtoproep over te nemen, is de functie voor nachtoproepen mogelijk niet geconfigureerd op uw locatie of beschikt u niet over de benodigde rechten. Neem contact op met de beheerder.
10
Gesprekken beheren Geluid van een gesprek uitschakelen Druk op om het geluid van een gesprek uit te schakelen zodat de beller u niet kan horen. Het lampje van de toets Geluid uitschakelen wordt rood wanneer het geluid uitgeschakeld is.
Een gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen Om een gesprek in de wacht te zetten of uit de wacht te halen, drukt u Hold op . Nadat u op Hold drukt, hoort u eerst een kort geluid en vervolgens een Hold kiestoon. U kunt dan nogmaals op drukken om het volgende gesprek in de rij te activeren. Als u meer gesprekken in de wacht hebt, drukt u Hold herhaaldelijk op tot u het gewenste gesprek hebt gevonden.
Een gesprek doorverbinden Als u een gesprek wilt doorverbinden van uw toestel naar een ander toestel of Transfer een extern nummer, drukt u op . Kies het nummer en hang op. Als u het doorverbinden wilt annuleren en het gesprek uit de wacht wilt halen, Transfer drukt u nogmaals op .
Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen Als u beschikt over de benodigde rechten, ingesteld door de systeembeheerder, kunt u een bestaand gesprek als volgt parkeren op een ander toestel: Hold
Stap 1
Druk op
Stap 2
Kies gevolgd door het toestelnummer waarop u het gesprek wilt parkeren.
. Het gesprek wordt in de wacht gezet.
Ga als volgt te werk om het gesprek op een andere locatie uit de parkeerstand te halen: Kies
gevolgd door het toestelnummer.
Meeluisteren/onderbreken Als u beschikt over de benodigde rechten (u krijgt deze van de systeembeheerder), kunt u meeluisteren met een gesprek zonder dat men u kan horen of deelnemen aan een gesprek als volwaardig deelnemer (‘onderbreken’). • Als u wilt meeluisteren naar een gesprek, kiest u en vervolgens het toestelnummer waarop het gesprek wordt gevoerd. • Om op te schakelen op een gesprek, kiest u en vervolgens het toestelnummer waarop het gesprek wordt gevoerd. 11
Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen OPMERKING Met behulp van Personal Call Manager of Web Access kunt u
de oproepverwerkingsmodi configureren met verschillende doorschakelbestemmingen en persoonlijke begroetingen. U kunt een van de vijf modi voor het verwerken van oproepen instellen voor uw toestel, waaronder vier opties voor Niet storen om inkomende oproepen door te schakelen of naar voicemail te zenden. U kunt persoonlijke begroetingen opnemen die zijn gekoppeld aan de actieve oproepverwerkingsmodus. De telefoon is standaard ingesteld op de modus Standaard, waarmee u alle inkomende oproepen kunt beantwoorden. Andere modusopties zijn In vergadering, Afwezig, Langdurig afwezig en Aanpasbaar. Als u een andere modus wilt kiezen, logt u in bij voicemail en drukt u op voor extra opties. Druk op de optie en volg de aanwijzingen.
Toewijzing van het toestel wijzigen Als u beschikt over de benodigde rechten, ingesteld door de systeembeheerder, kunt u uw toestel toewijzen aan een willekeurige telefoon in het systeem. Stap 1
Log in bij voicemail vanaf de doeltelefoon.
Stap 2
Druk op gevraagd.
wanneer daar in het hoofdmenu om wordt
Stap 3
Druk op
om het toestel opnieuw toe te wijzen.
• Druk op
om het toestel toe te wijzen.
• Druk op om de toewijzing van het toestel op te heffen. De telefoon wordt opnieuw toegewezen aan het toestelnummer dat oorspronkelijk aan de telefoon was toegewezen. U kunt het toewijzen van een toestel ook opheffen met Personal Call Manager of Web Access. OPMERKING Als u uw toestel toewijst aan een telefoon die normaal wordt
gebruikt door een andere gebruiker, worden oproepen voor het toestel van de oorspronkelijke gebruiker doorgeschakeld naar de doorschakelbestemming die is gedefinieerd in de actieve oproepverwerkingsmodus.
Schakelen tussen huntgroepstatussen Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u de huntgroepstatus schakelen tussen bezet of vrij door te kiezen. Deze functie komt vooral van pas als leden van de huntgroep in vergadering zijn of eerder naar huis gaan. Als u lid bent van meerdere huntgroepen, moet u het toestelnummer invoeren dat hoort bij de betreffende huntgroep nadat u de toegangscode hebt gekozen. 12
VOICEMAIL Als het lampje op de telefoon blijft knipperen en u een onderbroken kiestoon hoort, hebt u niet-beluisterde berichten.
Inloggen in het hoofdmenu Als u wilt inloggen in het hoofdmenu van voicemail, neemt u de hoorn van de Voice Mail haak, drukt u op en voert u uw wachtwoord in, gevolgd door . (Het standaardwachtwoord is 1234.)
Inloggen vanaf een ander toestel Als u wilt inloggen in het hoofdmenu vanaf een ander toestel, drukt u op Voice Mail en voert u uw wachtwoord in, gevolgd door . Om in te loggen in het hoofdmenu van voicemail vanaf een analoge telefoon drukt u op , kiest u uw toestelnummer, gevolgd door uw wachtwoord en vervolgens door .
Inloggen vanaf een externe telefoon Om in te loggen in het hoofdmenu van voicemail vanaf een externe telefoon kiest u het toegangsnummer voor voicemail dat u hebt gekregen van de systeembeheerder. Vervolgens drukt u op , kiest u uw toestelnummer, gevolgd door uw wachtwoord en vervolgens door .
Nieuwe berichten beluisteren en beheren Vanuit het hoofdmenu kunt u nieuwe berichten beluisteren en opnieuw afspelen door te drukken op . Om nieuwe berichten te beheren, drukt u op een van de volgende: Bericht opnieuw afspelen Bericht opslaan Bericht verwijderen Bericht doorzenden Nadat u de inleidende opmerking hebt ingesproken, drukt u op: Indien juist Afspelen Opnieuw opnemen Opnemen annuleren 13
Nadat u de bestemming voor het bericht hebt ingevoerd, drukt u op om het te markeren als dringend. Reageren op het bericht Kies een van de volgende opties: Reageren met een voicemailbericht Reageren door terug te bellen Teruggaan naar het vorige menu De enveloppe-informatie beluisteren (tijd en datum van verzenden, naam van de gebruiker) Terugspoelen Terwijl u het bericht beluistert, kunt u terugspoelen naar een paar seconden eerder in het bericht. Onderbreken Vooruit spoelen Terwijl u het bericht beluistert, kunt u vooruit spoelen naar een paar seconden later in het bericht. Doorgaan naar het volgende bericht
Berichten verzenden vanuit voicemail Vanuit het hoofdmenu kunt u berichten verzenden door te drukken op . Tijdens het opnemen van het bericht zijn de volgende opties beschikbaar: Annuleren Klaar met opnemen Afspelen Opnieuw opnemen Als het bericht naar wens is, wordt u gevraagd om het toestelnummer van de ontvanger in te voeren. U kunt nu desgewenst drukken op: Verdere adresseringsopties Naam van ontvanger opzoeken in een telefoonlijst Een persoonlijke distributielijst verzenden Verzenden naar alle toestellen Adresseringsopties annuleren 14
Nadat u het bericht hebt geadresseerd, kunt u desgewenst drukken op: Markeren als dringend of markering als dringend opheffen Vragen om een ontvangstbevestiging
Opgeslagen berichten beluisteren Vanuit het hoofdmenu kunt u opgeslagen berichten beluisteren door te drukken op . Om opgeslagen berichten te beheren, drukt u op een van de opties onder ‘Nieuwe berichten beluisteren en beheren’ op pagina 13 (behalve optie 2). Mailboxopties Druk op voor toegang tot verschillende opties voor uw persoonlijke mailbox en druk vervolgens op een van de volgende: Persoonlijke begroeting opnemen OPMERKING Als u een persoonlijke begroeting opneemt, wordt deze
gekoppeld aan de actieve oproepverwerkingsmodus. Spreek uw persoonlijke begroeting voor de actieve modus in na de toon en druk op . Selecteer vervolgens een van de volgende opties: Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen Annuleren Kies de oproepverwerkingsmodus Zie ‘Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen’ op pagina 12 voor meer informatie over oproepverwerking. U kunt kiezen uit de volgende modi en opties: Standaard In vergadering Afwezig Langdurig afwezig Aanpasbaar Annuleren 15
Toestel opnieuw toewijzen Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u uw toestel toewijzen aan een willekeurige telefoon in het systeem. De volgende opties zijn beschikbaar: Het toestel toewijzen De toewijzing opheffen (de telefoon wordt opnieuw toegewezen aan het toestelnummer dat oorspronkelijk aan de telefoon was toegewezen.) Uw wachtwoord instellen Voer een nieuw wachtwoord in, gevolgd door
en voer het
wachtwoord nogmaals in om het te bevestigen. Druk op annuleren.
om te
Enveloppe-informatie in- of uitschakelen Gebruik deze optie als u wilt dat ontvangers van uw berichten de datum en tijd van het bericht en uw naam kunnen horen. Uw naam opnemen Druk op als u klaar bent met het opnemen van uw naam en kies vervolgens een van de volgende opties: Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen en de standaardopname gebruiken Annuleren Verwijderde berichten beluisteren Als beveiliging tegen per ongeluk wissen, bewaart het systeem verwijderde berichten een paar uur. Om verwijderde berichten te beluisteren, drukt u op . Alle verwijderde berichten die nog beschikbaar zijn, worden afgespeeld. Tijdens het afspelen kunt u verwijderde berichten op dezelfde manier beheren als nieuwe berichten. Druk op om het verwijderde bericht terug te halen en op te slaan. Verwijderde berichten verwijderen De volgende opties zijn beschikbaar: Bevestigen Annuleren 16
Extra opties U kunt kiezen uit de volgende extra opties: Automatische oproepverwerking op basis van Outlook in- of uitschakelen E-mailafleveringsopties wijzigen E-mailaflevering uitschakelen E-mailaflevering inschakelen E-mailaflevering met aanhangend voicemailbericht inschakelen Voicemailberichten markeren als beluisterd na emailaflevering Agentstatus wijzigen Inloggen en toestel toewijzen Uitloggen Inloggen zonder toestel toe te wijzen Status van Find Me-doorschakeling wijzigen Uw Find me-doorschakelbestemming is een tijdelijk nummer waarnaar alle oproepen worden doorgeschakeld als deze optie is ingeschakeld. Gebruik Personal Call Manager of Web Access om deze bestemming in te stellen. Inschakelen Uitschakelen Vorig menu
Uitloggen Terug naar automatische telefoniste Status van de mailbox beluisteren Selecteer deze optie als u het aantal niet-beluisterde berichten wilt horen.
17
PROBLEMEN OPLOSSEN Probleem: Het voicemailsysteem meldt uw bellers dat uw mailbox vol is en dat
er geen nieuwe berichten kunnen worden ingesproken.1
Oplossing: Uw mailbox is vol. Verwijder de berichten die u niet meer nodig hebt: Stap 1
Druk vanuit het hoofdmenu op af te spelen.
Stap 2
Druk op
om het bericht opnieuw
om het bericht te verwijderen.
Probleem: U ziet ‘Geen service’ op het display. Oplossing: U kunt de telefoon tijdelijk niet gebruiken. Neem contact op met
de beheerder.
Probleem: Het display is leeg. Oplossing: De voeding is uitgevallen. Neem contact op met de beheerder.
Gegevens over de telefoon bekijken Ga als volgt te werk om gegevens over de telefoon te bekijken, zoals IP-adres, subnetmasker, versie en MAC-adres: Stap 1
Laat de hoorn op de haak en druk op
.
Als het goed is, gaat het lampje niet branden en hoort u geen tonen. Als dit niet het geval is, neemt u de hoorn van de haak en legt u deze weer terug op de haak. Stap 2
Kies de cijfers op het toetsenblok die overeenkomen met I-N-F-O en druk op .
1. Er verschijnt een waarschuwing dat de mailbox bijna vol is als er nog ruimte is voor 10 berichten in de mailbox van een gebruiker. Wanneer de mailbox van een gebruiker vol begint te raken, wordt er een waarschuwing afgespeeld die aangeeft dat er nog ruimte is voor ‘n’ berichten, waarbij ‘n’ een getal is dat aftelt van 10 tot 0. Deze waarschuwing wordt afgespeeld telkens wanneer de gebruiker inlogt bij de mailbox via de gebruikersinterface van de telefoon totdat er voldoende berichten zijn verwijderd om het totale aantal berichten onder de grenswaarde te brengen. 18
De telefoon opnieuw opstarten Om uw telefoon opnieuw op te starten, volgt u deze stappen: Stap 1
Laat de hoorn op de haak en druk op
.
Als het goed is, gaat het lampje niet branden en hoort u geen tonen. Als dit niet het geval is, neemt u de hoorn van de haak en legt u deze weer terug op de haak. Stap 2
Kies de cijfers op het toetsenblok die overeenkomen met R-E-S-E-T en druk op . De telefoon wordt opnieuw opgestart.
19
BEKNOPTE HANDLEIDING VOOR VEELGEBRUIKTE TAKEN Een conferentiegesprek voeren
Conference
+ toestelnummer +
De intercom gebruiken Omroepen Oproepen beantwoorden
Conference
+ toestelnummer nummer dat u van de beheerder hebt gekregen hoorn van de haak nemen
Het volume instellen
Wisselgesprekken beantwoorden
Hold
Een extern toestel overnemen
+ toestelnummer
Nachtoproep opnemen Gesprekken beheren Met de luidspreker Geluid van een gesprek uitschakelen Een gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen Een gesprek doorverbinden Parkeren
Hold
Transfer
Hold
Gesprekken uit de parkeerstand halen
+ toestelnummer + ophangen +
+ toestelnummer + toestelnummer
Meeluisteren
+ toestelnummer
onderbreken
+ toestelnummer Voice Mail
+ wachtwoord +
+
Toewijzing van het toestel wijzigen
Voice Mail
+ wachtwoord +
+
Toewijzing van toestel opheffen
Voice Mail
+ wachtwoord +
+
Toestel toewijzen aan extern nummer
Voice Mail
+ wachtwoord +
+
Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen
20
Schakelen tussen huntgroepstatussen
+ toestelnummer
Problemen oplossen Gegevens over de telefoon bekijken
+ I-N-F-O +
De telefoon opnieuw opstarten
+ R-E-S-E-T +
Inloggen bij voicemail Inloggen bij voicemail vanaf een ander toestel Inloggen bij voicemail vanaf een externe telefoon
Voice Mail
+ wachtwoord + + toestelnummer + wachtwoord +
toegangscode +
+ toestelnummer +
wachtwoord +
Nieuwe berichten beluisteren en beheren Bericht opnieuw afspelen Bericht opslaan Bericht verwijderen Bericht doorsturen Bericht beantwoorden Enveloppe-informatie beluisteren Terugspoelen Onderbreken Vooruit spoelen Doorgaan naar het volgende bericht Berichten verzenden vanuit voicemail Opgeslagen berichten beluisteren Mailboxopties Persoonlijke begroeting opnemen Oproepverwerkingsmodus 21
Toestel opnieuw toewijzen Uw wachtwoord instellen Enveloppe-informatie in- of uitschakelen Uw naam opnemen Verwijderde berichten beluisteren Verwijderde berichten verwijderen Extra opties Uitloggen Terug naar automatische telefoniste Status van de mailbox beluisteren
22
Auteursrecht op documenten en software Copyright © 1998-2010 ShoreTel Inc., Sunnyvale, Californië, VS. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in de Verenigde Staten. Het is niet toegestaan de inhoud van deze publicatie in enigerlei vorm of op enigerlei wijze te reproduceren of te verzenden, noch elektronisch noch mechanisch, voor enig doel, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ShoreTel Inc. Shoretel Inc. behoudt zich het recht voor om zonder kennisgeving wijzigingen aan te brengen in de specificaties en materialen die hierin worden genoemd en kan niet aansprakelijk worden gehouden voor enige schade (waaronder gevolgschade) als gevolg van gebruik van de gepresenteerde materialen, waaronder typografische of rekenkundige fouten of foutieve vermeldingen.
Handelsmerken ShoreTel, ShoreCare, ShoreGear, ShoreWare en ControlPoint zijn gedeponeerde handelsmerken van ShoreTel Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Het ShoreTel-logo en ShorePhone zijn gedeponeerde handelsmerken van ShoreTel Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere auteursrechten en handelsmerken in deze publicatie zijn eigendom van hun respectieve eigenaren.
Octrooien Dit product wordt gedekt door een of meer van de volgende octrooien: Amerikaans octrooi 6,996,059, Amerikaans octrooi 7,003,091, Amerikaans octrooi 7,167,486, Amerikaans octrooi 7,356,129, Canadees octrooi 2,316,558, Amerikaans octrooi 7,379,540, Amerikaans octrooi 7,386,114, Amerikaans octrooi 7,450,574 and Amerikaans octrooi 7,450,703. Het product wordt ook gedekt door andere octrooiaanvragen. ShoreTel Inc. Alle rechten voorbehouden.
Versie-informatie Artikelnummer 850-1135-02 ShoreTel 115 IP-telefoon Gebruikershandleiding Datum: 13-3-2010
Bedrijfsgegevens ShoreTel Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, Californië 94085 Telefoon: +1 (408) 331-3300. Fax: +1 (408) 331-3333 www.shoretel.com
Inhoud AAN DE SLAG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Inloggen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 BEDIENING VAN DE TELEFOON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Bellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Met de hoorn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Met de luidspreker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Een conferentiegesprek voeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 De intercom gebruiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Opnieuw kiezen en gemiste oproepen bekijken . . . . . . . . . . . . . . . 8 Een bericht achterlaten en opties voor berichten . . . . . . . . . . . . . . 8 Oproepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Oproepen beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Met de hoorn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Met de luidspreker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Het volume van de beltoon en het luistervolume instellen . . . . . . . 10 Wisselgesprekken beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Nachtoproep opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Gesprekken beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Geluid van een gesprek uitschakelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Een gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen. . . . . . . . . . . 11 Een gesprek doorverbinden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen . . . . . . . . . . . . 11 Meeluisteren/onderbreken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen . . . . . . . . . . 12 Toewijzing van het toestel wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Schakelen tussen huntgroepstatussen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 VOICEMAIL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Inloggen in het hoofdmenu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Inloggen vanaf een ander toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Inloggen vanaf een externe telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Nieuwe berichten beluisteren en beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Berichten verzenden vanuit voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 PROBLEMEN OPLOSSEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Gegevens over de telefoon bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 De telefoon opnieuw opstarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 BEKNOPTE HANDLEIDING VOOR VEELGEBRUIKTE TAKEN . . . . . . . . . . . . 20
3
4
AAN DE SLAG Welkom bij de Shoretel™ IP-telefoon! Hoorn
Indicatielampje Als het lampje knippert, zijn er inkomende oproepen en/of nietbeluisterde voicemailberichten.
LCD-display 1 x 16 tekens
Aansluiting voor de hoorn 115
Transfe r
Redial
Confe renc e
Inte rco m
Voice Mai l
Hold
Functietoetsen Hiermee hebt u toegang tot basisfuncties van de telefoon.
Plastic strook voor over de functietoetsen Plastic strook met internationale symbolen.
Toetsenblok Luidspreker Kan worden gebruikt als luidspreker.
Volumeregeltoetsen De toetsen Geluid uitschakelen en Luidspreker lichten op als deze actief zijn. Met de volumetoets regelt u het volume van de hoorn, de luidspreker en de beltoon.
Microfoon
5
Inloggen Als u de telefoon voor het eerst gebruikt, ziet u de datum en de tijd op het display van de telefoon. Als er geen tijdserver is opgegeven, ziet u ‘ShoreTel’. In beide gevallen kunt u wel bellen, maar geen oproepen ontvangen. U moet inloggen en de telefoon toewijzen als uw permanente toestel. Om in te loggen: Voice Mail
Stap 1
Druk op
Stap 2
Kies het toestelnummer dat de beheerder aan u heeft toegewezen.
Stap 3
Als de beheerder u een wachtwoord heeft toegewezen, voert u dit nu in. Anders voert u het standaardwachtwoord 1234 in en drukt u op .
Stap 4
Voer een nieuw wachtwoord in, gevolgd door wachtwoord nogmaals in om het te bevestigen.
Stap 5
Spreek uw naam in en druk op een van de volgende opties:
.
. Voer het
en druk vervolgens op
Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen Annuleren Stap 6
Druk op
voor mailboxopties.
Stap 7
Druk op
om het toestel opnieuw toe te wijzen en druk
vervolgens op
.
U bent nu ingelogd. U kunt oproepen ontvangen en controleren of er nieuwe berichten zijn. Het toestelnummer wordt weergegeven op het display en wordt afgewisseld met de tijd en datum. U kunt inloggen bij alle ShoreTel IP-telefoons in het netwerk om de toewijzing van uw toestel aan die telefoon te wijzigen. Zie ‘Toewijzing van het toestel wijzigen’ op pagina 12 voor meer informatie.
6
BEDIENING VAN DE TELEFOON Bellen Met de hoorn Als u intern wilt bellen met de hoorn, neemt u de hoorn van de haak en kiest u het toestelnummer. Als u naar buiten wilt bellen, kiest u de trunktoegangscode en vervolgens het telefoonnummer. Om het gesprek te beëindigen, legt u de hoorn op de haak.
Met de luidspreker Als u intern wilt bellen met de luidspreker, drukt u op de toets Luidspreker en kiest u het toestelnummer. Als u naar buiten wilt bellen, kiest u de trunktoegangscode en vervolgens het telefoonnummer. U beëindigt het gesprek door nogmaals op de toets
te drukken.
Een conferentiegesprek voeren Een deelnemer toevoegen aan een bestaand gesprek: Stap 1
Conference
Druk op
. Het gesprek wordt in de wacht gezet. (Druk
Hold
op
als u het conferentiegesprek wilt annuleren.)
Stap 2
Kies het toestelnummer van degene die u wilt toevoegen aan het conferentiegesprek en overleg met de ontvanger.
Stap 3
Druk nogmaals op is tot stand gebracht.
Conference
. Het gesprek met drie deelnemers
Conference
Druk nogmaals op om de verbinding met de zojuist toegevoegde deelnemer weer te verbreken. Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u Personal Call Manager gebruiken om een conferentiegesprek te voeren met maximaal zes deelnemers.
De intercom gebruiken Met de functie Intercom kunt u verbinding maken met een andere deelnemer zonder deze te bellen via een gesprekslijn. Zowel u als de ontvanger moet een ShoreTel IP-telefoon gebruiken en beschikken over de rechten om deze functie te gebruiken.
7
Een andere deelnemer oproepen via de intercom: Stap 1
Neem de hoorn van haak.
Stap 1
Druk op
Stap 2
Kies het toestelnummer van de deelnemer.
Stap 3
Hang op om het gesprek te beëindigen.
Intercom
.
Opnieuw kiezen en gemiste oproepen bekijken U kunt de functie Opnieuw kiezen gebruiken om het laatst gekozen nummer opnieuw te kiezen. U ziet het nummer dat wordt gekozen op het display. Een nummer opnieuw kiezen: Stap 1
Neem de hoorn van haak.
Stap 2
Druk op
Stap 3
Hang op om het gesprek te beëindigen.
Redial
.
Een bericht achterlaten en opties voor berichten Als de ontvanger niet opneemt en de oproep niet automatisch wordt doorgeschakeld, kunt u een bericht achterlaten als daarom wordt gevraagd. U kunt ook gebruikmaken van een van de volgende opties terwijl u luistert naar de begroeting van de mailbox: De begroeting overslaan, een bericht achterlaten en vervolgens ophangen om het bericht te verzenden. Doorverbinden naar de assistent. Doorschakelen naar de ‘Find me’-bestemming van de ontvanger (een optioneel nummer waarnaar oproepen kunnen worden doorgeschakeld) als deze functie is ingeschakeld. Als dit niet het geval is, wordt u gevraagd een bericht achter te laten. Doorverbinden naar de automatische telefoniste. Nadat u uw bericht hebt ingesproken, selecteert u een van de volgende opties: Berichtopties en vervolgens: Bericht verzenden Annuleren Afspelen
8
Opnieuw opnemen Markeren als dringend of markering als dringend verwijderen Doorverbinden naar de automatische telefoniste Doorverbinden naar de assistent Opnieuw opnemen Bericht verzenden, doorverbinden naar de assistent Bericht verzenden, doorschakelen naar de Find Me-bestemming van degene die u belt, als deze functie is ingeschakeld Bericht verzenden, doorverbinden naar de automatische telefoniste OPMERKING Als u ophangt, wordt het bericht verzonden.
Oproepen Als uw telefoon en andere telefoons op uw locatie zijn geconfigureerd voor de oproepfunctie, kunt u een bericht inspreken dat wordt afgespeeld via een aangesloten luidspreker, meestal een overhead speaker. Als u toegang hebt tot de oproepfunctie (dit wordt ingesteld door de beheerder), kiest u het nummer dat u hebt gekregen van de beheerder en wacht u op de bevestigingstoon. Vervolgens kunt u in de hoorn spreken. Hang op wanneer u klaar bent. Als u een toon hoort die een fout aangeeft als u probeert op te roepen, is de oproepfunctie waarschijnlijk niet geconfigureerd op uw locatie of beschikt u niet over de benodigde rechten. Neem contact op met de beheerder.
Oproepen beantwoorden Als u de beltoon hoort en het rode lampje rechtsboven op de telefoon knippert, is er een inkomende oproep op de telefoon. Als deze informatie beschikbaar is, ziet u de naam en het nummer van de beller op het display. U kunt de oproep op een van de volgende manieren beantwoorden:
Met de hoorn Neem de hoorn van de haak als de telefoon overgaat. Om het gesprek te beëindigen, legt u de hoorn op de haak.
9
Met de luidspreker Om een oproep te beantwoorden, drukt u op de toets Luidspreker Het lampje in de toets licht groen op. U beëindigt het gesprek door nogmaals op de toets Luidspreker drukken.
. te
Het volume van de beltoon en het luistervolume instellen Als u op
en
op de volumetoets drukt, stelt u het volgende in:
• Het volume van de beltoon terwijl de hoorn op de haak ligt en de luidspreker uit staat. Door herhaaldelijk op te drukken, kunt u het volume van de beltoon uitschakelen. • Het luistervolume als de hoorn van de haak is. • Het volume van de luidspreker als het lampje voor de luidspreker brandt.
Wisselgesprekken beantwoorden Als u beschikt over de benodigde rechten, ingesteld door de systeembeheerder, kunt u maximaal 16 inkomende oproepen tegelijk ontvangen door Hold herhaaldelijk op te drukken. U kunt het aantal inkomende oproepen dat u wilt ontvangen beperken met behulp van Personal Call Manager. Als u een inkomende oproep ontvangt terwijl u in gesprek bent, hoort u een pieptoon in het gesprek. Om de inkomende oproep te beantwoorden en het Hold huidige gesprek in de wacht te zetten, drukt u op . Herhaal deze handeling om terug te gaan naar het eerdere gesprek.
Nachtoproep opnemen Als de beheerder de functie Nachtoproep heeft geactiveerd, kunnen oproepen worden doorgeschakeld naar een toestel dat overgaat via een overhead speaker. Deze functie kan handig zijn buiten kantooruren, wanneer een beller contact zoekt met een willekeurig iemand op een locatie. Als u toegang hebt tot de nachtoproepfunctie, die wordt ingesteld door de beheerder, kiest u om de oproep op uw locatie te beantwoorden. Als u een toon hoort die een fout aangeeft als u probeert de nachtoproep over te nemen, is de functie voor nachtoproepen mogelijk niet geconfigureerd op uw locatie of beschikt u niet over de benodigde rechten. Neem contact op met de beheerder.
10
Gesprekken beheren Geluid van een gesprek uitschakelen Druk op om het geluid van een gesprek uit te schakelen zodat de beller u niet kan horen. Het lampje van de toets Geluid uitschakelen wordt rood wanneer het geluid uitgeschakeld is.
Een gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen Om een gesprek in de wacht te zetten of uit de wacht te halen, drukt u Hold op . Nadat u op Hold drukt, hoort u eerst een kort geluid en vervolgens een Hold kiestoon. U kunt dan nogmaals op drukken om het volgende gesprek in de rij te activeren. Als u meer gesprekken in de wacht hebt, drukt u Hold herhaaldelijk op tot u het gewenste gesprek hebt gevonden.
Een gesprek doorverbinden Als u een gesprek wilt doorverbinden van uw toestel naar een ander toestel of Transfer een extern nummer, drukt u op . Kies het nummer en hang op. Als u het doorverbinden wilt annuleren en het gesprek uit de wacht wilt halen, Transfer drukt u nogmaals op .
Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen Als u beschikt over de benodigde rechten, ingesteld door de systeembeheerder, kunt u een bestaand gesprek als volgt parkeren op een ander toestel: Hold
Stap 1
Druk op
Stap 2
Kies gevolgd door het toestelnummer waarop u het gesprek wilt parkeren.
. Het gesprek wordt in de wacht gezet.
Ga als volgt te werk om het gesprek op een andere locatie uit de parkeerstand te halen: Kies
gevolgd door het toestelnummer.
Meeluisteren/onderbreken Als u beschikt over de benodigde rechten (u krijgt deze van de systeembeheerder), kunt u meeluisteren met een gesprek zonder dat men u kan horen of deelnemen aan een gesprek als volwaardig deelnemer (‘onderbreken’). • Als u wilt meeluisteren naar een gesprek, kiest u en vervolgens het toestelnummer waarop het gesprek wordt gevoerd. • Om op te schakelen op een gesprek, kiest u en vervolgens het toestelnummer waarop het gesprek wordt gevoerd. 11
Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen OPMERKING Met behulp van Personal Call Manager of Web Access kunt u
de oproepverwerkingsmodi configureren met verschillende doorschakelbestemmingen en persoonlijke begroetingen. U kunt een van de vijf modi voor het verwerken van oproepen instellen voor uw toestel, waaronder vier opties voor Niet storen om inkomende oproepen door te schakelen of naar voicemail te zenden. U kunt persoonlijke begroetingen opnemen die zijn gekoppeld aan de actieve oproepverwerkingsmodus. De telefoon is standaard ingesteld op de modus Standaard, waarmee u alle inkomende oproepen kunt beantwoorden. Andere modusopties zijn In vergadering, Afwezig, Langdurig afwezig en Aanpasbaar. Als u een andere modus wilt kiezen, logt u in bij voicemail en drukt u op voor extra opties. Druk op de optie en volg de aanwijzingen.
Toewijzing van het toestel wijzigen Als u beschikt over de benodigde rechten, ingesteld door de systeembeheerder, kunt u uw toestel toewijzen aan een willekeurige telefoon in het systeem. Stap 1
Log in bij voicemail vanaf de doeltelefoon.
Stap 2
Druk op gevraagd.
wanneer daar in het hoofdmenu om wordt
Stap 3
Druk op
om het toestel opnieuw toe te wijzen.
• Druk op
om het toestel toe te wijzen.
• Druk op om de toewijzing van het toestel op te heffen. De telefoon wordt opnieuw toegewezen aan het toestelnummer dat oorspronkelijk aan de telefoon was toegewezen. U kunt het toewijzen van een toestel ook opheffen met Personal Call Manager of Web Access. OPMERKING Als u uw toestel toewijst aan een telefoon die normaal wordt
gebruikt door een andere gebruiker, worden oproepen voor het toestel van de oorspronkelijke gebruiker doorgeschakeld naar de doorschakelbestemming die is gedefinieerd in de actieve oproepverwerkingsmodus.
Schakelen tussen huntgroepstatussen Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u de huntgroepstatus schakelen tussen bezet of vrij door te kiezen. Deze functie komt vooral van pas als leden van de huntgroep in vergadering zijn of eerder naar huis gaan. Als u lid bent van meerdere huntgroepen, moet u het toestelnummer invoeren dat hoort bij de betreffende huntgroep nadat u de toegangscode hebt gekozen. 12
VOICEMAIL Als het lampje op de telefoon blijft knipperen en u een onderbroken kiestoon hoort, hebt u niet-beluisterde berichten.
Inloggen in het hoofdmenu Als u wilt inloggen in het hoofdmenu van voicemail, neemt u de hoorn van de Voice Mail haak, drukt u op en voert u uw wachtwoord in, gevolgd door . (Het standaardwachtwoord is 1234.)
Inloggen vanaf een ander toestel Als u wilt inloggen in het hoofdmenu vanaf een ander toestel, drukt u op Voice Mail en voert u uw wachtwoord in, gevolgd door . Om in te loggen in het hoofdmenu van voicemail vanaf een analoge telefoon drukt u op , kiest u uw toestelnummer, gevolgd door uw wachtwoord en vervolgens door .
Inloggen vanaf een externe telefoon Om in te loggen in het hoofdmenu van voicemail vanaf een externe telefoon kiest u het toegangsnummer voor voicemail dat u hebt gekregen van de systeembeheerder. Vervolgens drukt u op , kiest u uw toestelnummer, gevolgd door uw wachtwoord en vervolgens door .
Nieuwe berichten beluisteren en beheren Vanuit het hoofdmenu kunt u nieuwe berichten beluisteren en opnieuw afspelen door te drukken op . Om nieuwe berichten te beheren, drukt u op een van de volgende: Bericht opnieuw afspelen Bericht opslaan Bericht verwijderen Bericht doorzenden Nadat u de inleidende opmerking hebt ingesproken, drukt u op: Indien juist Afspelen Opnieuw opnemen Opnemen annuleren 13
Nadat u de bestemming voor het bericht hebt ingevoerd, drukt u op om het te markeren als dringend. Reageren op het bericht Kies een van de volgende opties: Reageren met een voicemailbericht Reageren door terug te bellen Teruggaan naar het vorige menu De enveloppe-informatie beluisteren (tijd en datum van verzenden, naam van de gebruiker) Terugspoelen Terwijl u het bericht beluistert, kunt u terugspoelen naar een paar seconden eerder in het bericht. Onderbreken Vooruit spoelen Terwijl u het bericht beluistert, kunt u vooruit spoelen naar een paar seconden later in het bericht. Doorgaan naar het volgende bericht
Berichten verzenden vanuit voicemail Vanuit het hoofdmenu kunt u berichten verzenden door te drukken op . Tijdens het opnemen van het bericht zijn de volgende opties beschikbaar: Annuleren Klaar met opnemen Afspelen Opnieuw opnemen Als het bericht naar wens is, wordt u gevraagd om het toestelnummer van de ontvanger in te voeren. U kunt nu desgewenst drukken op: Verdere adresseringsopties Naam van ontvanger opzoeken in een telefoonlijst Een persoonlijke distributielijst verzenden Verzenden naar alle toestellen Adresseringsopties annuleren 14
Nadat u het bericht hebt geadresseerd, kunt u desgewenst drukken op: Markeren als dringend of markering als dringend opheffen Vragen om een ontvangstbevestiging
Opgeslagen berichten beluisteren Vanuit het hoofdmenu kunt u opgeslagen berichten beluisteren door te drukken op . Om opgeslagen berichten te beheren, drukt u op een van de opties onder ‘Nieuwe berichten beluisteren en beheren’ op pagina 13 (behalve optie 2). Mailboxopties Druk op voor toegang tot verschillende opties voor uw persoonlijke mailbox en druk vervolgens op een van de volgende: Persoonlijke begroeting opnemen OPMERKING Als u een persoonlijke begroeting opneemt, wordt deze
gekoppeld aan de actieve oproepverwerkingsmodus. Spreek uw persoonlijke begroeting voor de actieve modus in na de toon en druk op . Selecteer vervolgens een van de volgende opties: Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen Annuleren Kies de oproepverwerkingsmodus Zie ‘Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen’ op pagina 12 voor meer informatie over oproepverwerking. U kunt kiezen uit de volgende modi en opties: Standaard In vergadering Afwezig Langdurig afwezig Aanpasbaar Annuleren 15
Toestel opnieuw toewijzen Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u uw toestel toewijzen aan een willekeurige telefoon in het systeem. De volgende opties zijn beschikbaar: Het toestel toewijzen De toewijzing opheffen (de telefoon wordt opnieuw toegewezen aan het toestelnummer dat oorspronkelijk aan de telefoon was toegewezen.) Uw wachtwoord instellen Voer een nieuw wachtwoord in, gevolgd door
en voer het
wachtwoord nogmaals in om het te bevestigen. Druk op annuleren.
om te
Enveloppe-informatie in- of uitschakelen Gebruik deze optie als u wilt dat ontvangers van uw berichten de datum en tijd van het bericht en uw naam kunnen horen. Uw naam opnemen Druk op als u klaar bent met het opnemen van uw naam en kies vervolgens een van de volgende opties: Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen en de standaardopname gebruiken Annuleren Verwijderde berichten beluisteren Als beveiliging tegen per ongeluk wissen, bewaart het systeem verwijderde berichten een paar uur. Om verwijderde berichten te beluisteren, drukt u op . Alle verwijderde berichten die nog beschikbaar zijn, worden afgespeeld. Tijdens het afspelen kunt u verwijderde berichten op dezelfde manier beheren als nieuwe berichten. Druk op om het verwijderde bericht terug te halen en op te slaan. Verwijderde berichten verwijderen De volgende opties zijn beschikbaar: Bevestigen Annuleren 16
Extra opties U kunt kiezen uit de volgende extra opties: Automatische oproepverwerking op basis van Outlook in- of uitschakelen E-mailafleveringsopties wijzigen E-mailaflevering uitschakelen E-mailaflevering inschakelen E-mailaflevering met aanhangend voicemailbericht inschakelen Voicemailberichten markeren als beluisterd na emailaflevering Agentstatus wijzigen Inloggen en toestel toewijzen Uitloggen Inloggen zonder toestel toe te wijzen Status van Find Me-doorschakeling wijzigen Uw Find me-doorschakelbestemming is een tijdelijk nummer waarnaar alle oproepen worden doorgeschakeld als deze optie is ingeschakeld. Gebruik Personal Call Manager of Web Access om deze bestemming in te stellen. Inschakelen Uitschakelen Vorig menu
Uitloggen Terug naar automatische telefoniste Status van de mailbox beluisteren Selecteer deze optie als u het aantal niet-beluisterde berichten wilt horen.
17
PROBLEMEN OPLOSSEN Probleem: Het voicemailsysteem meldt uw bellers dat uw mailbox vol is en dat
er geen nieuwe berichten kunnen worden ingesproken.1
Oplossing: Uw mailbox is vol. Verwijder de berichten die u niet meer nodig hebt: Stap 1
Druk vanuit het hoofdmenu op af te spelen.
Stap 2
Druk op
om het bericht opnieuw
om het bericht te verwijderen.
Probleem: U ziet ‘Geen service’ op het display. Oplossing: U kunt de telefoon tijdelijk niet gebruiken. Neem contact op met
de beheerder.
Probleem: Het display is leeg. Oplossing: De voeding is uitgevallen. Neem contact op met de beheerder.
Gegevens over de telefoon bekijken Ga als volgt te werk om gegevens over de telefoon te bekijken, zoals IP-adres, subnetmasker, versie en MAC-adres: Stap 1
Laat de hoorn op de haak en druk op
.
Als het goed is, gaat het lampje niet branden en hoort u geen tonen. Als dit niet het geval is, neemt u de hoorn van de haak en legt u deze weer terug op de haak. Stap 2
Kies de cijfers op het toetsenblok die overeenkomen met I-N-F-O en druk op .
1. Er verschijnt een waarschuwing dat de mailbox bijna vol is als er nog ruimte is voor 10 berichten in de mailbox van een gebruiker. Wanneer de mailbox van een gebruiker vol begint te raken, wordt er een waarschuwing afgespeeld die aangeeft dat er nog ruimte is voor ‘n’ berichten, waarbij ‘n’ een getal is dat aftelt van 10 tot 0. Deze waarschuwing wordt afgespeeld telkens wanneer de gebruiker inlogt bij de mailbox via de gebruikersinterface van de telefoon totdat er voldoende berichten zijn verwijderd om het totale aantal berichten onder de grenswaarde te brengen. 18
De telefoon opnieuw opstarten Om uw telefoon opnieuw op te starten, volgt u deze stappen: Stap 1
Laat de hoorn op de haak en druk op
.
Als het goed is, gaat het lampje niet branden en hoort u geen tonen. Als dit niet het geval is, neemt u de hoorn van de haak en legt u deze weer terug op de haak. Stap 2
Kies de cijfers op het toetsenblok die overeenkomen met R-E-S-E-T en druk op . De telefoon wordt opnieuw opgestart.
19
BEKNOPTE HANDLEIDING VOOR VEELGEBRUIKTE TAKEN Een conferentiegesprek voeren
Conference
+ toestelnummer +
De intercom gebruiken Omroepen Oproepen beantwoorden
Conference
+ toestelnummer nummer dat u van de beheerder hebt gekregen hoorn van de haak nemen
Het volume instellen
Wisselgesprekken beantwoorden
Hold
Een extern toestel overnemen
+ toestelnummer
Nachtoproep opnemen Gesprekken beheren Met de luidspreker Geluid van een gesprek uitschakelen Een gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen Een gesprek doorverbinden Parkeren
Hold
Transfer
Hold
Gesprekken uit de parkeerstand halen
+ toestelnummer + ophangen +
+ toestelnummer + toestelnummer
Meeluisteren
+ toestelnummer
onderbreken
+ toestelnummer Voice Mail
+ wachtwoord +
+
Toewijzing van het toestel wijzigen
Voice Mail
+ wachtwoord +
+
Toewijzing van toestel opheffen
Voice Mail
+ wachtwoord +
+
Toestel toewijzen aan extern nummer
Voice Mail
+ wachtwoord +
+
Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen
20
Schakelen tussen huntgroepstatussen
+ toestelnummer
Problemen oplossen Gegevens over de telefoon bekijken
+ I-N-F-O +
De telefoon opnieuw opstarten
+ R-E-S-E-T +
Inloggen bij voicemail Inloggen bij voicemail vanaf een ander toestel Inloggen bij voicemail vanaf een externe telefoon
Voice Mail
+ wachtwoord + + toestelnummer + wachtwoord +
toegangscode +
+ toestelnummer +
wachtwoord +
Nieuwe berichten beluisteren en beheren Bericht opnieuw afspelen Bericht opslaan Bericht verwijderen Bericht doorsturen Bericht beantwoorden Enveloppe-informatie beluisteren Terugspoelen Onderbreken Vooruit spoelen Doorgaan naar het volgende bericht Berichten verzenden vanuit voicemail Opgeslagen berichten beluisteren Mailboxopties Persoonlijke begroeting opnemen Oproepverwerkingsmodus 21
Toestel opnieuw toewijzen Uw wachtwoord instellen Enveloppe-informatie in- of uitschakelen Uw naam opnemen Verwijderde berichten beluisteren Verwijderde berichten verwijderen Extra opties Uitloggen Terug naar automatische telefoniste Status van de mailbox beluisteren
22
