ShoreTel 265 IP-telefoon - Gebruikershandleiding Simple

ShoreTel 265 IP-telefoon Gebruikershandleiding

Auteursrecht op documenten en software Copyright © 1998–2010 ShoreTel Inc., Sunnyvale, Californië, VS. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in de Verenigde Staten. Het is niet toegestaan de inhoud van deze publicatie in enigerlei vorm of op enigerlei wijze te reproduceren of te verzenden, noch elektronisch noch mechanisch, voor enig doel, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ShoreTel Inc.

Handelsmerken ShoreCare®, ShoreWare®, en ControlPoint® zijn gedeponeerde handelsmerken van ShoreTel Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. ShoreTel, ShorePhone, Office Anywhere en ShoreTel Smart zijn gedeponeerde handelsmerken van ShoreTel, Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen.

Octrooien Dit product wordt gedekt door een of meer van de volgende octrooien: Amerikaans octrooi 6,996,059, Amerikaans octrooi 7,003,091, Amerikaans octrooi 7,167,486, Amerikaans octrooi 7,356,129, Canadees octrooi 2,316,558, Amerikaans octrooi 7,379,540, Amerikaans octrooi 7,386,114, Amerikaans octrooi 7,450,574 and Amerikaans octrooi 7,450,703. Het product wordt ook gedekt door andere octrooiaanvragen. ShoreTel Inc. Alle rechten voorbehouden.

Versie-informatie Artikelnummer 850-1132-02 ShoreTel 265 IP-telefoon - Gebruikershandleiding Datum: 13-3-2010

Bedrijfsgegevens ShoreTel Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, Californië 94085 VS Telefoon: +1 408 331 3300 OF +1 800 425 9385 Fax: +1 408 331 3333 www.shoretel.com

Inhoud AAN DE SLAG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Het display van de telefoon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Achtergrondverlichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Statuspictogrammen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 INLOGGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 GESPREKKEN BEHEREN - BASISFUNCTIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Bellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Met de hoorn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Met de luidspreker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Met de hoofdtelefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Oproepen beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Met de hoorn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Met de luidspreker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Met de hoofdtelefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Een oproep doorzenden naar voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Een oproep omleiden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Bijkomende oproepen beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Een gesprek doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Een conferentiegesprek voeren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 De intercom gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Een gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen . . . . . . . . . . . . . . 17 Opnieuw kiezen en gemiste oproepen bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 GELUID REGELEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Het volume van de beltoon instellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Het volume van de hoorn instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Het volume van de hoofdtelefoon instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Het volume van de luidspreker instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Het geluid van een actief gesprek uitschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 VOICEMAIL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Inloggen in het hoofdmenu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Inloggen vanaf een ander toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Inloggen vanaf een externe telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Een bericht achterlaten en opties voor berichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 OPTIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen. . . . . . . . . . . . . . 27 Voorkeur voor ‘Automatisch van de haak’ wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Beltoon wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Aanpasbare toetsen programmeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 De agentstatus wijzigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Handsfree modus in- of uitschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 TELEFOONLIJST. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3

GESPREKKEN BEHEREN - GEAVANCEERDE FUNCTIES . . . . . . . . . . . . . . . 35 Programmeerbare toetsen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Bridged Call Appearances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Meeluisteren / opschakelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Onhoorbare coach. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Shared Call Appearances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Programmeerbare knoppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Inkomende en uitgaande oproepen als Shared Call Appearances . . . . . 42 Inkomende oproepen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Toestellen controleren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Een oproep op een gecontroleerd toestel beantwoorden. . . . . . . . 43 Fluisteroproep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Nachtoproep opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Schakelen tussen huntgroepstatussen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Omroepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Groepen oproepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen . . . . . . . . . . . . . . . . 45 SOFTWARE VAN CALL MANAGER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 WEB ACCESS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 PROBLEMEN OPLOSSEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Gegevens over de telefoon bekijken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 De telefoon opnieuw opstarten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 BEKNOPTE HANDLEIDING VOOR VEELGEBRUIKTE STERCODES . . . . . . . 51 Functies voor toesteltoewijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

4

AAN DE SLAG Welkom bij de Shoretel™ IP-telefoon! Deze telefoon beschikt over een groot aantal unieke functies en voorzieningen, zoals een intuïtieve visuele interface, aanpasbare toetsen, snelkiestelefoonlijst, oproepverwerkingsmodi voor wanneer u niet gestoord wilt worden, intercom, conferentiegesprekken met maximaal zes deelnemers en nog veel meer. Hoorn met vingersteun

Luidspreker Geeft breedbandgeluid van hoge kwaliteit.

Scrolknop Hiermee selecteert u opties in de interface.

Aansluiting voor de hoofdtelefoon

TFT-LCD kleurendisplay 6,9 cm 320 x 240 pixels Contextafhankelijke functietoetsen Contextafhankelijke functies gedefinieerd op het display.

Indicatielampje Als het lampje knippert, zijn er inkomende oproepen en/of niet-beluisterde voicemailberichten. Aanpasbare toetsen Zes aanpasbare toetsen met driekleurige lampjes kunnen worden ingesteld als oproeptoets, gecontroleerd toestel of snelkiestoets.

Plastic strook voor over de functietoetsen Toetsenblok

Aansluiting voor de hoorn Volumeregeltoetsen Met de volumetoets regelt u het volume van de hoorn, de hoofdtelefoon, de luidspreker en de beltoon. De toetsen Dempen, Luidspreker en Hoofdtelefoon lichten op als deze functies zijn geactiveerd.

Functietoetsen Hiermee hebt u toegang tot basisfuncties van de telefoon.

Plastic strook met internationale symbolen.

Microfoon

5

Het display van de telefoon Op het display van de ShoreTel IP-telefoon ziet u uw naam en toestelnummer, oproepverwerkingsmodus, gespreksweergave, gecontroleerde toestellen, oproepen, gespreksduur, voicemailberichten, datum en tijd, de functies van de contextafhankelijke functietoetsen en de status van de telefoon. Display van de ShoreTel IP 265 als deze vrij is Uw naam

Sarah Smit

Agentstatus

Uw toestelnummer

217 Nietbeluisterde voicemailberichten

admin

Snelkiezen

16:18 u, 21 mei Overnemen

Gemiste oproepen

Uit parkeerstand

Modus

Contextafhankelijke functietoetsen

Achtergrondverlichting Als de telefoon een aantal minuten niet wordt gebruikt, wordt de achtergrondverlichting gedempt. Als de telefoon hierna nog een enige tijd1 niet wordt gebruikt, bijvoorbeeld een uur of langer, wordt de achtergrondverlichting volledig uitgeschakeld. De achtergrondverlichting wordt weer ingeschakeld als u een van de toetsen op de telefoon indrukt of als er een oproep binnenkomt op de telefoon.

1. Gespecificeerd in de parameter Achtergrondverlichting in het configureerbare tekstbestand. Raadpleeg de ShoreTel beheerdershandleiding voor meer informatie. 6

Statuspictogrammen De pictogrammen van de ShoreTel IP-telefoon tonen de status van het apparaat. In de onderstaande tabel ziet u informatie over deze pictogrammen en de kleuren en knipperpatronen van de lampjes die horen bij de verschillende statussen. De kleuren van de lampjes gelden voor de modellen IP265, IP560/560g en IP565g die beschikken over driekleurige lampjes voor de aanpasbare toetsen. De waarden in de tabel gelden voor ShoreTel 6.1 (build 11.15.2603.0) en hoger.

Pictogram

Knipperpictogram

Kleur en knipperpatroon van het lampje

Status

Statussen van de gespreksweergave Uit

Vrij

Oranje ononderbroken aan

Vrij en niet storen

Uit

Vrij en bericht

Oranje ononderbroken aan

Vrij, bericht en niet storen

Groen ononderbroken aan

Van de haak

Groen ononderbroken aan

Actief gesprek

Groen ononderbroken aan

Actief conferentiegesprek

Groen ononderbroken aan

Extern in de wacht

Groen 1000 ms aan, 1000 ms uit

Oproep aanbieden

7

Pictogram

Knipperpictogram

Kleur en knipperpatroon van het lampje

Status

Oranje 250 ms aan, 250 ms uit

Gesprek of conferentiegesprek in de wacht of parkeerstand

Rood ononderbroken aan

Fluisteroproep

Rood ononderbroken aan

Geluid actief fluistergesprek uit

Statussen van gecontroleerde toestellen

8

Uit

Vrij

Oranje ononderbroken aan

Vrij en niet storen

Uit

Vrij en bericht

Oranje ononderbroken aan

Vrij, bericht en niet storen

Groen 1000 ms aan, 1000 ms uit

Oproep aanbieden

Groen ononderbroken aan

Actief gesprek overgenomen

Oranje 250 ms aan, 250 ms uit

Gesprek of conferentiegesprek in de wacht of parkeerstand

Rood ononderbroken aan

Gecontroleerd toestel in actief gesprek

Rood ononderbroken aan

Gecontroleerd toestel in conferentiegesprek

Pictogram

Knipperpictogram

Kleur en knipperpatroon van het lampje

Status

Groen 200 ms aan, 100 ms uit, 700 ms aan, 1000 ms uit

Gecontroleerd toestel in actief gesprek + gesprek aanbieden

Groen 800 ms aan

Overgenomen gecontroleerd toestel Oproep + gecontroleerd toestel in actief gesprek

Oranje 200 ms aan Oranje 200 ms aan, 100 ms uit, 200 ms aan, 500 ms uit

Overgenomen gecontroleerd toestel Oproep en in de wacht + gecontroleerd toestel in actief gesprek

Oranje 200 ms aan

Overgenomen gecontroleerd toestel Oproep + gecontroleerd toestel actief gesprek in de wacht

Groen 800 ms aan Oranje 200 ms aan Groen 100 aan

Statussen van Bridged Call Appearances Uit

Vrij

Groen 1000 ms aan, 1000 ms uit

Oproep aanbieden

Groen ononderbroken aan

Actief gesprek overgenomen

Rood ononderbroken aan

Lijn in gebruik

Oranje 250 ms aan, 250 ms uit

Gesprek of conferentiegesprek in de wacht of parkeerstand Functietoets met toesteldoelstatussen

9

Pictogram

Knipperpictogram

Kleur en knipperpatroon van het lampje

Status

Uit

Vrij of gesprek aanbieden

Rood ononderbroken aan

Gesprek verbonden of in de wacht

Oranje ononderbroken aan

Niet storen

Rood ononderbroken aan

(Kiezen/alleen doorverbinden naar mailbox) Berichtenindicator

Groen 1000 ms aan, 1000 ms uit

(Overnemen, overnemen/uit parkeerstand, alleen nachtoproep overnemen) aanbieden

Oranje 250 ms aan, 250 ms uit

(Uit parkeerstand, alleen overnemen/uit parkeerstand) in de wacht/geparkeerd Schakelen tussen functies (Opnemen, fluistergeluid uit)

10

Uit

Functie uit

Oranje ononderbroken aan

Functie beschikbaar

Oranje 500 ms aan, 500 ms uit

Opnemen actief

Oranje 500 ms aan, 500 ms uit

Fluistergeluid uit

INLOGGEN Als u de telefoon voor het eerst gebruikt en er geen toestel is toegewezen, wordt op het display van de telefoon ‘Beschikbaar’ weergegeven. U kunt wel bellen, maar geen oproepen ontvangen. U moet inloggen, uw wachtwoord wijzigen, uw naam inspreken en uw toestel toewijzen aan deze telefoon. Om in te loggen: Voice Mail

Stap 1

Druk op

Stap 2

Voer het toestelnummer in dat u van uw systeembeheerder hebt gekregen.

Stap 3

Als u een wachtwoord van de systeembeheerder hebt ontvangen, voert u dit in. Anders voert u het standaardwachtwoord, 1234, in en drukt u op .

Stap 4

Voer een nieuw wachtwoord in, gevolgd door . Vraag uw systeembeheerder naar de lengte van wachtwoorden. Voer het wachtwoord nogmaals in om het te bevestigen.

Stap 5

Spreek uw naam in en druk op een van de volgende opties:

.

en druk vervolgens op

Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen Annuleren Stap 6

Om uw toestel toe te wijzen, drukt u op

voor

voicemailopties en drukt u vervolgens op

om het toestel

opnieuw toe te wijzen. Druk vervolgens op

.

U bent nu ingelogd. U kunt oproepen ontvangen en controleren of er nieuwe berichten zijn. Als u beschikt over de benodigde rechten (ingesteld door de systeembeheerder), kunt u inloggen bij alle ShoreTel IP-telefoons in het netwerk om uw toestel aan die telefoon toe te wijzen.

11

GESPREKKEN BEHEREN - BASISFUNCTIES Bellen Met de hoorn Als u intern wilt bellen, neemt u de hoorn van de haak en kiest u het toestelnummer. Als u naar buiten wilt bellen, kiest u de trunktoegangscode en vervolgens het telefoonnummer. Om het gesprek te beëindigen, legt u de hoorn op de haak.

Met de luidspreker Als u intern wilt bellen, drukt u op de toets Luidspreker en kiest u het toestelnummer. Als u naar buiten wilt bellen, kiest u de trunktoegangscode en vervolgens het telefoonnummer. U beëindigt het gesprek door nogmaals op de toets Luidspreker drukken.

te

Met de hoofdtelefoon Als u intern wilt bellen, drukt u op de toets Hoofdtelefoon het toestelnummer. Als u naar buiten wilt bellen, kiest u de trunktoegangscode en vervolgens het telefoonnummer. U beëindigt het gesprek door nogmaals op de toets

en kiest u

te drukken.

De onderstaande afbeelding toont de informatie die verschijnt op de ShoreTel 265 IP-telefoon tijdens een uitgaand gesprek. U ziet dat de contextafhankelijke functietoetsen onder in het venster verschillen van de toetsen die worden weergegeven als de telefoon vrij is. U kunt nu met deze toetsen het gesprek parkeren of ophangen.

12

Uitgaande oproep: ShoreTel 265

0:39

Cheryl de Bruin Naam van de ontvanger van de oproep

Gespreksduur

9 +1 8058764321

frtDsk Nummer van de ontvanger van de oproep

Snelkiezen

8:42 u, 22 mei

Parkeren Deelnm Info

Ophangen

Contextafhankelijke functietoetsen

Oproepen beantwoorden Als u de beltoon hoort, het pictogram Inkomende oproep knippert en het rode lampje rechtsboven op de telefoon knippert, is er een inkomende oproep op de telefoon. Een dubbele beltoon geeft een interne oproep aan, een enkele beltoon een externe oproep. Op ShoreTel 265-telefoons knippert de oproeptoets ook groen. Als deze informatie beschikbaar is, ziet u de naam en het nummer van de beller en het pictogram Inkomende oproep op het display, zoals in de onderstaande afbeelding. (Het is mogelijk dat de naam van de beller wordt ingekort zodat deze op één regel past.)

Theo Prontiusx

153

4155534321

Pictogram Inkomende oproep Toestelnummer ontvanger Naam van de beller Nummer van de beller

frtDsk 0:09 Beantwoorden Naar VM Functies van contextafhankelijke functietoetsen

Duur van het gesprek

13

U kunt de oproep op een van de volgende manieren beantwoorden:

Met de hoorn Neem de hoorn van de haak als de telefoon overgaat. Om het gesprek te beëindigen, legt u de hoorn op de haak.

Met de luidspreker Om een oproep te beantwoorden, drukt u op de toets Luidspreker Het lampje in de toets licht groen op. U beëindigt het gesprek door nogmaals op de toets Luidspreker drukken.

. te

Met de hoofdtelefoon Druk op de toets Hoofdtelefoon

. Het lampje in de toets licht groen op.

U beëindigt het gesprek door nogmaals op de toets

te drukken.

Een oproep doorzenden naar voicemail Wanneer er een inkomende oproep binnenkomt, wordt de contextafhankelijke functietoets NaarVM beschikbaar, zoals te zien is op de afbeelding op de vorige pagina. Druk op de contextafhankelijke functietoets NaarVM om de beller direct door te sturen naar uw voicemailbox.

Een oproep omleiden U kunt een inkomende oproep doorverbinden naar een ander toestel of een extern nummer zonder de oproep te beantwoorden. Transfer

Stap 1

Druk op

Stap 2

Kies het nummer of druk op de toets die is geprogrammeerd voor het toestel.

Stap 3

Druk op de contextafhankelijke functietoets Doorvb om door te verbinden naar een toestel.

.

Bijkomende oproepen beantwoorden Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u maximaal zestien inkomende oproepen tegelijk ontvangen. Het maximumaantal wordt ingesteld door de systeembeheerder. Als u een inkomende oproep ontvangt terwijl u in gesprek bent, kunt u op de knipperende gespreksweergavetoets drukken om de inkomende oproep te beantwoorden. Het huidige gesprek wordt dan automatisch in de wacht gezet. 14

Als u geen gespreksweergavetoets meer hebt, kunt u meerdere gesprekken Hold beheren door herhaaldelijk op de Hold-toets te drukken . Als u een inkomende oproep ontvangt terwijl u in gesprek bent, hoort u een pieptoon in het gesprek. Om de inkomende oproep te beantwoorden en het Hold huidige gesprek in de wacht te zetten, drukt u op de Hold-toets . Om terug te gaan naar het vorige gesprek, drukt u op de gespreksweergavetoets of Hold drukt u nogmaals op de Hold-toets om tussen de gesprekken te schakelen.

Een gesprek doorverbinden Een oproep doorverbinden van uw toestel naar een ander nummer: Transfer

Stap 1

Druk op de toets Doorverbinden in de wacht gezet.

Stap 2

Bij de meldtekst kiest u het nummer (of drukt u op de aanpasbare toets voor het toestel of gebruikt u de telefoonlijst om een toestelnummer te zoeken) en gaat u vervolgens op een van de volgende manieren te werk:

. Het gesprek wordt

a

U verbindt door zonder overleg door op te hangen of door te drukken op de contextafhankelijke functietoets Doorvb.

b

U spreekt met de ontvanger voordat u doorverbindt door op de contextafhankelijke functietoets Overleg te drukken. Nadat u met de ontvanger hebt gesproken, drukt u op de contextafhankelijke functietoets Ja om door te verbinden. U kunt ook drukken op de contextafhankelijke functietoets Annuleren om het doorverbinden af te breken en terug te gaan naar het oorspronkelijke gesprek.

c

U kunt overleggen via de intercom door te drukken op de contextafhankelijke functietoets Meer en te drukken op de contextafhankelijke functietoets Intcom.

d

Stuur de oproep door naar de voicemailbox van de ontvanger door op de contextafhankelijke functietoets Meer te drukken en vervolgens op Naar MB.

15

Een conferentiegesprek voeren Een deelnemer toevoegen aan een bestaand gesprek: Conference

Stap 1

Druk op de toets Conferentie wacht gezet.

Stap 2

Kies het toestelnummer van degene die u wilt toevoegen aan het conferentiegesprek.

Stap 3

Druk op de contextafhankelijke functietoets Confrn om de deelnemer direct toe te voegen.

. Het gesprek wordt in de

of Kies het nummer en druk op de contextafhankelijke functietoets Overlg om met de ontvanger te spreken voordat u hem of haar toevoegt aan het conferentiegesprek. Nadat u met de ontvanger hebt gesproken, drukt u op de contextafhankelijke functietoets Ja om de deelnemer toe te voegen aan het conferentiegesprek. U kunt ook drukken op de contextafhankelijke functietoets Annuleren om terug te gaan naar het oorspronkelijke gesprek met twee deelnemers. Stap 4

Herhaal deze procedure om meer deelnemers toe te voegen.

Als u beschikt over de benodigde rechten, ingesteld door de systeembeheerder, kunt u een conferentiegesprek voeren met maximaal zes deelnemers. Nadat u een conferentiegesprek tot stand hebt gebracht, kunt u met behulp van de contextafhankelijke functietoets Tonen alle deelnemers weergeven. Als u een deelnemer uit het gesprek wilt verwijderen, scrolt u naar de vermelding van die deelnemer en drukt u op de contextafhankelijke functietoets Verwdrn.

De intercom gebruiken Met de functie Intercom kunt u verbinding maken met een andere deelnemer zonder deze te bellen via een gesprekslijn. Zowel u als de ontvanger moet een ShoreTel IP-telefoon gebruiken en beschikken over de rechten om deze functie te gebruiken. Deze rechten worden ingesteld door de systeembeheerder. Een andere deelnemer oproepen via de intercom:

16

Intercom

Stap 1

Druk op

Stap 2

Kies het toestelnummer van de deelnemer of druk op de toets die voor dat toestel is geprogrammeerd.

Stap 3

Druk op de contextafhankelijke functietoets Intcom.

.

Stap 4

Om de oproep te beëindigen, drukt u op de contextafhankelijke functietoets Ophangen. of

U kunt het nummer van de ontvanger kiezen met het toetsenblok en vervolgens op de contextafhankelijke functietoets Intcom drukken. Druk op de contextafhankelijke functietoets Ophangen om op te hangen. OPMERKING Een intercomoproep heeft voorrang op alle andere

oproepverwerkingsmodi op het gekozen toestel. Zo kunt u via de intercom iemand oproepen die zijn of haar telefoon heeft ingesteld op doorsturen naar voicemail.

Een gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen Hold

Om een gesprek in de wacht te zetten, drukt u op de Hold-toets of op de aanpasbare toets voor het gesprek, als deze beschikbaar is. Op de ShoreTel 265-telefoon knippert de aanpasbare toets oranje. U kunt de hoorn dan veilig op de haak leggen (of drukken op de toets Luidspreker of Hoofdtelefoon) zonder het gesprek te beëindigen. Als u het gesprek uit de wacht wilt halen, drukt u op de aanpasbare toets die knippert of drukt u nogmaals op de Holdtoets Hold . Als u geen ander gesprek voert terwijl het gesprek in de wacht staat, hoort u na 15 seconden een herinneringstoon. Deze toon wordt elke minuut herhaald. Als u meerdere oproepen hebt ontvangen, hoort u een herinneringstoon voor de oproep die het langst in de wacht staat. Als u meerdere gesprekken in de wacht hebt, kunt u de oproep beantwoorden door te drukken op het groene knipperende lampje dat hoort bij het gesprek. Als u meerdere oproepen in de wacht hebt, hoort u een kiestoon. U kunt dan Hold nogmaals op de Hold-toets drukken om de volgende oproep in de oproepenrij te activeren. Het lampje van het actieve gesprek brandt groen, terwijl de lampjes van de gesprekken in de wacht oranje blijven knipperen.

17

Opnieuw kiezen en gemiste oproepen bekijken U kunt de functie Opnieuw kiezen niet alleen gebruiken om het laatst gekozen nummer opnieuw te kiezen, maar ook om de paar laatst gebelde nummers of de nummers van de laatst ontvangen oproepen opnieuw te kiezen, zelfs als u die oproepen hebt gemist (aangegeven met het pictogram ). U ziet de datum en tijd van de geselecteerde oproep direct boven de contextafhankelijke functietoetsen. Een nummer opnieuw kiezen: Stap 1

Redial

Druk op . Druk nogmaals op deze toets om het laatst gekozen nummer te kiezen. of Gebruik de scrolknop om het gewenste nummer te selecteren en druk op de contextafhankelijke functietoets Kiezen. (U kunt ook drukken op de contextafhankelijke functietoets Intcom om de ontvanger op te roepen via de intercom.)

Naar De pijl geeft aan dat er meer opties zijn.

Naar Naar Naar Naar

1(408) 555-1234 1(805) 555-4321 1(650) 555-2121 1(415) 555-1212 1(415) 555-1111

153

9:16 u vrij 1 juni Kiezen

18

Intcom

Annuleren

GELUID REGELEN Het volume van de beltoon instellen Om het volume van de beltoon in te stellen, drukt u op en op de volumetoets terwijl de hoorn op de haak ligt en de luidspreker uit staat. Door herhaaldelijk op te drukken, kunt u het volume van de beltoon uitschakelen.

Het volume van de hoorn instellen Om het volume van de hoorn in te stellen, neemt u de hoorn van de haak en drukt u op en op de volumetoets.

Het volume van de hoofdtelefoon instellen Om het volume van de hoofdtelefoon in te stellen, drukt u op de volumetoets terwijl het lampje van de hoofdtelefoon brandt.

en

op

Het volume van de luidspreker instellen Om het volume van de luidspreker in te stellen, drukt u op volumetoets terwijl het lampje van de luidspreker brandt.

en

op de

Het geluid van een actief gesprek uitschakelen Om het geluid van het actieve gesprek uit te schakelen, drukt u op de toets Geluid uitschakelen . Het lampje wordt rood. Om het geluid van het gesprek weer in te schakelen, drukt u nogmaals op de toets.

19

VOICEMAIL Als het lampje rechtsboven op de telefoon blijft knipperen en u een onderbroken kiestoon hoort, hebt u berichten die u nog niet hebt beluisterd. U ziet het aantal niet-beluisterde berichten op het display van de telefoon als deze vrij is aan de hand van het pictogram .

Inloggen in het hoofdmenu Om in te loggen in het hoofdmenu van voicemail drukt u op de toets Voice Mail

Voicemail en voert u uw wachtwoord in, gevolgd door standaardwachtwoord is 1234.)

. (Het

Inloggen vanaf een ander toestel Om in te loggen in het hoofdmenu van voicemail vanaf een ander toestel drukt u op de toets Voicemail Voice Mail , gevolgd door . Vervolgens kiest u uw toestelnummer, gevolgd door uw wachtwoord en vervolgens . Om in te loggen in het hoofdmenu van voicemail vanaf een analoge telefoon drukt u op , kiest u uw toestelnummer, gevolgd door uw wachtwoord en vervolgens .

Inloggen vanaf een externe telefoon Om in te loggen in het hoofdmenu van voicemail vanaf een externe telefoon kiest u het toegangsnummer voor voicemail dat u hebt gekregen van de systeembeheerder. Vervolgens drukt u op , kiest u uw toestelnummer, gevolgd door uw wachtwoord en vervolgens door . Nieuwe berichten beluisteren en beheren Vanuit het hoofdmenu kunt u nieuwe berichten beluisteren en opnieuw afspelen door te drukken op . Om nieuwe berichten te beheren, drukt u op een van de volgende: Bericht opnieuw afspelen Bericht opslaan Bericht verwijderen Bericht doorzenden Nadat u de inleidende opmerking hebt ingesproken, drukt u op: Indien juist Afspelen Opnieuw opnemen 20

Opnemen annuleren Nadat u de bestemming voor het bericht hebt ingevoerd, drukt u op om het als dringend te markeren of hangt u eenvoudig op om het bericht te verzenden. Reageren op het bericht Kies een van de volgende opties: Reageren met een voicemailbericht Reageren door terug te bellen Teruggaan naar het vorige menu De enveloppe-informatie beluisteren (tijd en datum van verzenden) Terugspoelen Terwijl u het bericht beluistert, kunt u ‘terugspoelen’ naar een paar seconden eerder in het bericht. Onderbreken Vooruit spoelen Terwijl u het bericht beluistert, kunt u ‘vooruit spoelen’ naar een paar seconden later in het bericht. Gevolgd door

om door te verbinden naar de assistent

Terwijl u een bericht beluistert, kunt u contact opnemen met de assistent om iets te vragen of te bespreken met betrekking tot een voicemailbericht. Doorgaan naar het volgende bericht Afspelen van het bericht annuleren Berichten verzenden vanuit voicemail Vanuit het hoofdmenu kunt u berichten verzenden door te drukken op . Tijdens het opnemen van het bericht zijn de volgende opties beschikbaar: Annuleren Klaar met opnemen Afspelen Opnieuw opnemen

21

Als het bericht naar wens is, wordt u gevraagd om het toestelnummer van de ontvanger in te voeren. U kunt nu desgewenst drukken op: Verdere adresseringsopties Naam van ontvanger opzoeken in een telefoonlijst Een persoonlijke distributielijst opgeven Verzenden naar alle toestellen Adresseringsopties annuleren Nadat u het bericht hebt geadresseerd, kunt u desgewenst drukken op: Markeren als dringend of markering als dringend opheffen Vragen om een ontvangstbevestiging Opgeslagen berichten beluisteren Vanuit het hoofdmenu kunt u opgeslagen berichten beluisteren door te drukken op . Om opgeslagen berichten te beheren, drukt u op een van de opties onder ‘Nieuwe berichten beluisteren en beheren’ op pagina 20 (behalve optie 2). Mailboxopties Druk op voor toegang tot verschillende opties voor uw persoonlijke mailbox en druk vervolgens op een van de volgende: Persoonlijke begroeting opnemen OPMERKING Als u een persoonlijke begroeting opneemt, wordt deze

gekoppeld aan de actieve oproepverwerkingsmodus. Spreek uw persoonlijke begroeting voor de actieve oproepverwerkingsmodus in na de toon en druk op Selecteer vervolgens een van de volgende opties: Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen Annuleren

22

.

Kies de oproepverwerkingsmodus Zie ‘Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen’ op pagina 27 voor meer informatie over oproepverwerking. U kunt kiezen uit de volgende modi en opties: Standaard In vergadering Afwezig Langdurig afwezig Aanpasbaar Annuleren Toestel opnieuw toewijzen Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u uw toestel toewijzen aan elke willekeurige telefoon. De volgende opties zijn beschikbaar: Het toestel toewijzen2 De toewijzing opheffen (de telefoon wordt opnieuw toegewezen aan het toestelnummer dat oorspronkelijk aan de telefoon was toegewezen.) Het toestel toewijzen aan het laatste externe nummer. Uw wachtwoord instellen Voer een nieuw wachtwoord in, gevolgd door

en voer het

wachtwoord nogmaals in om het te bevestigen. Druk op annuleren.

om te

Enveloppe-informatie in- of uitschakelen Gebruik deze optie om de enveloppe-informatie in of uit te schakelen. Deze informatie bestaat uit de datum en tijd van het bericht, de bellergegevens en/of de opgenomen naam van de persoon die het voicemailbericht heeft achtergelaten.

2. Als u uw toestel toewijst aan een telefoon die normaal wordt gebruikt door een andere gebruiker, worden oproepen voor het toestel van de oorspronkelijke gebruiker doorgeschakeld naar de doorschakelbestemming die is gedefinieerd in de actieve oproepverwerkingsmodus. 23

Uw naam opnemen Druk op als u klaar bent met het opnemen van uw naam en kies vervolgens een van de volgende opties: Accepteren Afspelen Opnieuw opnemen Verwijderen en de standaardopname gebruiken Annuleren Verwijderde berichten beluisteren Als beveiliging tegen per ongeluk wissen, bewaart het systeem verwijderde berichten een paar uur. Om verwijderde berichten te beluisteren, drukt u op . Alle verwijderde berichten die nog beschikbaar zijn, worden afgespeeld. Tijdens het afspelen kunt u verwijderde berichten op dezelfde manier beheren als nieuwe berichten. Druk op om het verwijderde bericht terug te halen en op te slaan. Verwijderde berichten verwijderen De volgende opties zijn beschikbaar: Bevestigen Annuleren Extra opties U kunt kiezen uit de volgende extra opties: Automatische oproepverwerking op basis van Outlook in- of uitschakelen E-mailafleveringsopties wijzigen E-mailaflevering uitschakelen E-mailaflevering inschakelen E-mailaflevering met aanhangend voicemailbericht inschakelen Voicemailberichten markeren als beluisterd na e-mailaflevering

24

Agentstatus wijzigen Inloggen en toestel toewijzen Uitloggen Inloggen zonder toestel toe te wijzen Status van Find Me-doorschakeling wijzigen Door Find me in te schakelen, krijgen bellers die worden doorgezonden naar uw voicemail de optie om op 1 te drukken, waarna het voicemailsysteem u belt op een van twee mogelijke nummers waarop u te bereiken bent. Gebruik Personal Call Manager of Web Access om de Find me-bestemmingen in te stellen. Inschakelen Uitschakelen Vorig menu Huidige bewerking annuleren Uitloggen Terug naar automatische telefoniste Doorverbinden naar de assistent Status van de mailbox beluisteren Selecteer deze optie als u het aantal niet-beluisterde berichten wilt horen.

25

Een bericht achterlaten en opties voor berichten Als uw oproep wordt doorgezonden naar voicemail, kunt u een bericht achterlaten als u hierom wordt gevraagd of kunt u gebruikmaken van een van de volgende opties terwijl u luistert naar de begroeting van de mailbox: De begroeting overslaan, een bericht achterlaten en vervolgens ophangen om het bericht te verzenden. Doorverbinden naar de assistent. Doorschakelen naar de Find Me-bestemming van de ontvanger (een optioneel nummer waarnaar oproepen kunnen worden doorgeschakeld) als deze functie is ingeschakeld. Als dit niet het geval is, wordt u gevraagd een bericht in te spreken. Doorverbinden naar de automatische telefoniste. Nadat u uw bericht hebt ingesproken, selecteert u een van de volgende opties: Berichtopties en vervolgens: Bericht verzenden Annuleren Afspelen Opnieuw opnemen Markeren als dringend of markering als dringend verwijderen Doorverbinden naar de automatische telefoniste Doorverbinden naar de assistent Opnieuw opnemen Bericht verzenden, terug naar hoofdmenu Bericht verzenden, doorschakelen naar de Find Me-bestemming van de ontvanger, als deze functie is ingeschakeld Bericht verzenden, doorverbinden naar de automatische telefoniste OPMERKING Als u ophangt, wordt het bericht verzonden.

26

OPTIES Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen OPMERKING Met behulp van Personal Call Manager of Web Access kunt u

de oproepverwerkingsmodi configureren met verschillende doorschakelbestemmingen en persoonlijke begroetingen. U kunt een van de vijf modi voor het verwerken van oproepen instellen voor uw toestel, waaronder vier opties voor Niet storen om inkomende oproepen door te schakelen of naar voicemail te zenden. U kunt persoonlijke begroetingen opnemen die zijn gekoppeld aan de actieve oproepverwerkingsmodus. De telefoon is standaard ingesteld op de modus Standaard, waarmee u alle inkomende oproepen kunt beantwoorden. Andere modusopties zijn In vergadering, Afwezig, Langdurig afwezig en Aanpasbaar. Met de toets Opties Stap 1

Options

kunt u de gewenste modus als volgt selecteren:

Druk op de toets Opties

Options

, gevolgd door uw

wachtwoord en druk vervolgens op Stap 2

Controleer of de optie 1. Oproepverw is gemarkeerd en druk vervolgens op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

Opties 1. Oproepverwrk Deze gebruiker is geen lid van een werkgroep, dus de agentstatus is niet beschikbaar.

De pijl geeft aan dat er meer opties zijn

.

153

2. Autom. van haak 3. Beltoon wijzigen 4. Knoppen programmeren -- Agentstatus

Bewerken

Gereed

27

Stap 3

Scrol naar de gewenste instelling en druk op de contextafhankelijke functietoets OK.

153

Oproepverwerking *1. Standaard Het sterretje geeft aan dat dit de actieve modus is.

2. In vergadering 3. Afwezig 4. Langdurig afw 5. Aanpasbaar

Bewerken Stap 4

OK

Annuleren

Druk op de contextafhankelijke functietoets Gereed.

OPMERKING U kunt met één druk op een toets schakelen tussen Standaard

en In vergadering met behulp van de contextafhankelijke functietoets Modus (op het display van de telefoon) zonder in te hoeven loggen via de toets Opties. U kunt ook de doorschakelbestemming voor elke oproepverwerkingsmodus wijzigen. Stap 1

Druk op de toets Opties

Options

, gevolgd door uw

wachtwoord en druk vervolgens op

28

.

Stap 2

Controleer of de optie 1. Oproepverw is gemarkeerd en druk vervolgens op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

Stap 3

Selecteer de gewenste oproepverwerkingsmodus en druk op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

Stap 4

Voer het gewenste nummer in en druk op de contextafhankelijke functietoets OK.

Voorkeur voor ‘Automatisch van de haak’ wijzigen ShoreTel-gebruikers die vaak een hoofdtelefoon gebruiken, kunnen met behulp van de functie Voorkeur Automatisch van de haak selecteren of de luidspreker of de hoofdtelefoon automatisch wordt geactiveerd bij het bellen of het ontvangen van oproepen. U kunt de belactiviteit regelen met Personal Call Manager. De functie Voorkeur Automatisch van de haak instellen: Stap 1

Druk op de toets Opties

Options

, gevolgd door uw

wachtwoord en druk vervolgens op

.

Stap 2

Druk op 2 of scrol naar de tweede optie in de lijst 2. Automatisch Van de haak.

Stap 3

Als deze optie is gemarkeerd, drukt u op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

Stap 4

Scrol naar 2. Hoofdtelefoon of 3. Draadloze hoofdtelefoon en druk op de contextafhankelijke functietoets OK of selecteer 1. Luidspreker om deze op luidspreker te laten staan.

Het sterretje geeft aan dat deze optie actief is.

Automatisch van de haak *1. Luidspreker 2. Hoofdtelefoon 3. Draadloze hoofdtelef

OK Stap 5

153

Annuleren

Druk op de contextafhankelijke functietoets Gereed.

29

Beltoon wijzigen U kunt kiezen uit vier verschillende beltonen zodat u kunt horen of het uw telefoon is die overgaat of die van de buren. Options

Stap 1

Druk op de toets , voer uw wachtwoord in en druk op de contextafhankelijke functietoets OK.

Stap 2

Scrol en markeer de optie Beltoon wijzigen.

Stap 3

Druk op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

Stap 4

Gebruik de scrolknop om de beltoon te selecteren die u wilt horen en druk op de contextafhankelijke functietoets Beltoon om de geselecteerde beltoon te beluisteren.

153

Beltoon wijzigen *1. Standaard Het sterretje geeft aan dat dit de actieve beltoon is.

2. Beltoon 2 3. Beltoon 3 4. Beltoon 4 Beltoon

Stap 5

OK

Annuleren

Druk op de contextafhankelijke functietoets OK als u de gewenste beltoon hebt gekozen en druk op de contextafhankelijke functietoets Gereed.

Aanpasbare toetsen programmeren U kunt de aanpasbare toetsen op de IP 265-telefoon programmeren als sneltoetsen voor bewerkingen waarvoor u normaal gesproken twee of drie toetsen zou moeten indrukken. Ga als volgt te werk om de aanpasbare toetsen op de IP 265-telefoon te programmeren: OPMERKING Vraag voordat u verdergaat aan uw systeembeheerder of u

beschikt over de benodigde rechten om de aanpasbare toetsen in te stellen. Stap 1 30

Options

Druk op de toets Opties , gevolgd door uw wachtwoord en druk vervolgens op .

Stap 2

Scrol door de lijst naar optie 4. Toetsen programmeren of druk op 4 op het toetsenblok.

Stap 3

Druk op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

Stap 4

Druk op de toets die u wilt programmeren.

Stap 5

Scrol door de lijst met functies tot u de functie hebt gevonden die u aan deze toets wilt toewijzen.

Selecteer een functie

De pijl geeft aan dat er meer opties zijn

153

Mailbox bellen Nummer kiezen Groep overnemen Andy Meringue Andy Meringue Intercom Laatste externe Terug

Volgende

Gereed Annuleren

Stap 6

Wanneer u de gewenste functie hebt gemarkeerd, drukt u op de contextafhankelijke functietoets Volgende.

Stap 7

Voer een toestelnummer of een extern nummer in. Druk vervolgens op de contextafhankelijke functietoets Volgende.

Stap 8

Druk op de contextafhankelijke functietoets om te schakelen tussen de numerieke en alfabetische modus van het toetsenblok en voer een beschrijving in van maximaal vijf tekens waaraan u de nieuwe functie van de aanpasbare toets kunt herkennen.

OPMERKING In de alfabetische modus drukt u een aantal keer op de

gewenste toets op het toetsenblok om door de letters onder die toets te lopen. Voor de letter C drukt u bijvoorbeeld drie keer op de toets 2 om de letters A en B over te slaan. Stap 9

Druk op de contextafhankelijke functietoets Gereed.

Stap 10 Druk nogmaals op de contextafhankelijke functietoets

Gereed om de wijzigingen op te slaan.

31

De agentstatus wijzigen Als u lid bent van een werkgroep en u moet inloggen bij de werkgroep aan het begin van de werkdag of moet uitloggen tijdens een pauze, kunt u de agentstatus wijzigen met behulp van de interface van de IP 265. De optie agentstatus is alleen beschikbaar als uw PCM-clienttype Workgroup Agent, Workgroup Supervisor of Operator is. Ga als volgt te werk om de agentstatus op de IP 265-telefoon te wijzigen: Stap 1

Druk op de toets Opties

Options

, gevolgd door uw

wachtwoord en druk vervolgens op Stap 2

.

Scrol door de beschikbare functies tot u bij 5. Agentstatus komt of druk op 5 op het toetsenblok om deze optie te markeren en druk vervolgens op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

OPMERKING Als deze optie niet beschikbaar is en u toch toegang nodig

hebt, vraagt u uw systeembeheerder om uw clienttype te wijzigen. Stap 3

Het sterretje geeft aan dat dit de huidige status is.

Beschikbare opties voor agenten zijn Ingelogd en Uitgelogd. Beschikbare opties voor beheerders zijn Ingelogd, Uitgelogd en Afronden. Scrol naar de gewenste optie en druk op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

Agentstatus *1. Ingelogd 2. Uitgelogd --. Afronden

OK Stap 4

32

153

Annuleren

Druk op de contextafhankelijke functietoets Gereed.

Handsfree modus in- of uitschakelen De handsfree modus is bedoeld voor gebruikers van analoge telefoons die gebruikmaken van hoofdtelefoons. OPMERKING Gebruikers van IP-telefoons dienen de Voorkeur Automatisch

handsfree te gebruiken. Zie ‘Voorkeur voor ‘Automatisch van de haak’ wijzigen’ op pagina 29 voor meer informatie. Als de handsfree modus is ingeschakeld, kunt u bellen en oproepen ontvangen met behulp van een hoofdtelefoon of de luidspreker. De handsfree modus is standaard uitgeschakeld. De handsfree modus inschakelen: Stap 1

Druk op de toets Opties

Options

, gevolgd door uw

wachtwoord en druk vervolgens op

.

Stap 2

Scrol naar handsfree modus of druk op 6 op het toetsenblok totdat de optie 6. handsfree modus is gemarkeerd.

Stap 3

Druk op de contextafhankelijke functietoets Bewrkn.

Stap 4

De beschikbare opties voor handsfree modus zijn Uitgeschakeld en Ingeschakeld. Scrol naar de gewenste optie en druk op de contextafhankelijke functietoets OK.

Het sterretje geeft aan dat dit de actieve modus is.

Handsfree modus *1. Uitgeschakeld 2. Ingeschakeld

OK Stap 5

153

Annuleren

Druk op de contextafhankelijke functietoets Gereed om af te sluiten.

33

TELEFOONLIJST U kunt de telefoonlijst gebruiken om telefoonnummers in uw netwerk te zoeken door te drukken op de toets . Vervolgens gaat u als volgt te werk: Directory

Naam:

153

Alice Lommel Amanda Krul Andrea Diemen Andreas Absinth Andel Mertens Kiezen Intcom

Snelkz Annuleren

• Druk op de toetsen die overeenkomen met de eerste letters van de voornaam of achternaam van de eigenaar van het toestel om het aantal vermeldingen in de telefoonlijst te beperken. Druk op voor een spatie in een naam en druk op voor een willekeurig teken. Als u per ongeluk op een verkeerde toets drukt, drukt u op de contextafhankelijke functietoets Terug om het teken te verwijderen. • Druk op en op op de scrolknop naast het display om de gewenste naam te selecteren. Druk op de contextafhankelijke functietoets Kiezen om het nummer te kiezen. U kunt de telefoonlijst ook gebruiken om te bellen via de intercom door te drukken op de contextafhankelijke functietoets Intcom op dit scherm, of wanneer u alleen gebruikt, en ook wanneer u de functies Doorverbinden, Parkeren, Uit parkeerstand of Conferentiegesprek gebruikt. Zie de betreffende gedeelten in deze handleiding voor meer informatie. Intercom

In de telefoonlijst ziet u ook snelkiesnummers die u hebt ingesteld in Personal Call Manager of ShoreWare Web Access als u drukt op Snelkz. Als u een nummer wilt bellen vanuit dit scherm, houdt u het bijbehorende nummer op het toetsenblok ingedrukt. U kunt ook de scrolknop gebruiken om een vermelding te selecteren en drukken op de contextafhankelijke functietoets Kiezen.

34

GESPREKKEN BEHEREN - GEAVANCEERDE FUNCTIES Naast de gangbare functies als bellen en oproepen beantwoorden, kunt u met de telefoon diverse geavanceerde functies uitvoeren. Als u een van deze functies regelmatig gebruikt, kan het handig zijn als de systeembeheerder de betreffende functie toewijst aan de aanpasbare toetsen op de telefoon.

Programmeerbare toetsen De 265 IP-telefoon beschikt over zes aanpasbare toetsen waarvoor u verschillende functies kunt programmeren. De systeembeheerder kan deze aanpasbare toetsen instellen voor een gebruiker met behulp van ShoreWare Director of afzonderlijke gebruikers de rechten toekennen zodat deze de aanpasbare toetsen zelf kunnen wijzigen met behulp van de interface van de IP-telefoon. In de lijst hieronder wordt een korte beschrijving gegeven van de verschillende functies die kunnen worden toegewezen aan de toetsen van een telefoon, zodat u sneltoetsen kunt instellen voor bewerkingen waarvoor u normaal gesproken twee of drie toetsen moet indrukken. • Opschakelen: Met de functie Opschakelen kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken, inbreken in een bestaand gesprek. Deze functie is vooral handig voor gebruikers als telefonisten, persoonlijke assistenten, trainers en ACD-beheerders, die moeten inbreken in gesprekken als er hiervoor dringende redenen zijn. U kunt een aanpasbare toets zo programmeren dat hiermee de functie Opschakelen wordt geactiveerd en hierbij een bepaald toestelnummer opgeven. U kunt dan met één druk op de toets een telefoongesprek op dat toestelnummer opschakelen. Als u deze functie nodig hebt, bespreekt u dat met de systeembeheerder. • Bridged Call Appearance: Bridged Call Appearances zorgen ervoor dat toestelgegevens beschikbaar zijn op meerdere afzonderlijke IP-telefoons, zodat oproepen eenvoudiger door verschillende gebruikers kunnen worden verwerkt. Deze functie is bedoeld voor kleine kantoren of vestigingen, zoals een autodealer of kleine bank met vier trunks en acht IP-telefoons. Raadpleeg ‘Bridged Call Appearances’ op pagina 38 voor meer informatie over het beheren van oproepen met Bridged Call Appearances. • Gespreksweergave: Een gespreksweergave staat voor een telefoongesprek op uw toestel. Raadpleeg ‘Bijkomende oproepen beantwoorden’ op pagina 14 voor meer informatie over het beheren van oproepen op uw toestel. • Onaangekondigde conferentie: Met het ShoreTel-systeem kunt u maximaal drie deelnemers (zes afhankelijk van de configuratie) betrekken bij een conferentiegesprek zonder daarover te overleggen met de afzonderlijke deelnemers voordat u hen toevoegt aan het conferentiegesprek. Zie ‘Een conferentiegesprek voeren’ op pagina 16 voor meer informatie. 35

• Aangekondigde conferentie: Met het ShoreTel-systeem kunt u maximaal drie deelnemers (zes afhankelijk van de configuratie) betrekken bij een conferentiegesprek en daarover overleggen met de afzonderlijke deelnemers voordat u hen toevoegt aan het conferentiegesprek. Zie ‘Een conferentiegesprek voeren’ op pagina 16 voor meer informatie. • Conferentie-intercom: Met het ShoreTel-systeem kunt u maximaal drie deelnemers (zes afhankelijk van de configuratie) betrekken bij een conferentiegesprek en daarover overleggen met de afzonderlijke deelnemers via de intercom voordat u hen toevoegt aan het conferentiegesprek. Zie sectie ‘Een conferentiegesprek voeren’ op pagina 16 voor meer informatie. • Bel mailbox: Met het ShoreTel-systeem kunt u de mailbox van een andere gebruiker bellen zonder dat diens telefoon rinkelt. Als u deze functie vaak gebruikt, vraagt u uw systeembeheerder om een programmeerbare toets in te stellen met deze functie. U kunt een programmeerbare toets zo instellen dat hiermee de functie Mailbox bellen wordt geactiveerd en hierbij een bepaald toestelnummer opgeven. U kunt dan met één druk op de toets de mailbox van dat toestelnummer bellen. • Nummer kiezen (Snelkiezen): Met het ShoreTel-systeem kunt u aanpasbare toetsen op de telefoon instellen als snelkiestoets, zodat u een toestel of extern nummer kunt kiezen met één druk op de toets. • Intercom: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken andere gebruikers van het systeem oproepen via de intercom. Als u een andere gebruiker oproept via de intercom in plaats van hem/haar te bellen via de telefoon, hoort degene die u oproept een toon, waarna u verbonden wordt met hun luidspreker. De opgeroepen gebruiker moet een ShoreTel-IP-telefoon gebruiken om deze functie goed te kunnen gebruiken. Naast de vaste functietoets kunt u een programmeerbare toets instellen om de intercomfunctie te activeren voor een bepaald toestel, zodat u dit toestel met één druk op de toets kunt oproepen via de intercom. Zie ‘De intercom gebruiken’ op pagina 16 voor meer informatie. • Toestel controleren: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken, het toestel van een andere gebruiker in de gaten houden. Dit is handig bij het beheren van inkomende oproepen op dat toestel en dient ook als snelle methode bij een van de volgende functies: dat toestel bellen, doorverbinden, toevoegen aan een conferentiegesprek, gesprekken parkeren en dat toestel oproepen via de intercom. Zie ‘Toestellen controleren’ op pagina 42 voor meer informatie. • Omroepen: Met het ShoreTel-systeem hebben gebruikers die over de benodigde rechten beschikken toegang tot het omroepsysteem (of kunnen deze gebruikers een groep ShoreTel IP-telefoons oproepen). Hiertoe kiest u het nummer dat u van de systeembeheerder hebt gekregen, wacht u op de bevestigingstoon en begint u te spreken. Het bericht wordt omgeroepen via de luidspreker in de ruimte of via de luidsprekers van de IP-telefoons. Zie ‘Omroepen’ op pagina 45 en ‘Groepen oproepen’ op pagina 45 voor meer informatie. 36

• Parkeren: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers een bestaand gesprek parkeren op een ander toestel. Zie ‘Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen’ op pagina 45 voor meer informatie. • Parkeren en omroepen: Met deze functie kan een gebruiker een gesprek parkeren en tegelijkertijd een bericht omroepen. • Overnemen: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken, een toestel dat overgaat overnemen. • Nachtoproep overnemen: Met het ShoreTel-systeem kunnen oproepen worden doorgeschakeld naar een toestel dat overgaat via een luidspreker in de ruimte. Deze functie kan handig zijn buiten kantooruren, wanneer een beller contact zoekt met een willekeurig iemand op een locatie. • Overnemen/uit parkeerstand halen: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers een bestaand gesprek parkeren op een ander toestel of het gesprek overnemen nadat het is geparkeerd. Zie ‘Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen’ op pagina 45 voor meer informatie. • Gesprek opnemen: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken hun actieve gesprekken opnemen. Deze functie is handig voor bepaalde gebruikers, zoals schrijvers, interviewers, salesmedewerkers en juristen die gesprekken moeten opnemen om belangrijke zakelijke redenen. U kunt een aanpasbare toets programmeren, zodat hiermee de functie Gesprek opnemen wordt geactiveerd, zodat met één druk op de toets het gesprek kan worden opgenomen. Als u deze functie nodig hebt, bespreekt u dat met de systeembeheerder. • Toestel opnemen: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken, actieve gesprekken op een ander toestel opnemen. Deze functie is vooral handig voor gebruikers als ACDbeheerders, die gesprekken moeten opnemen als er hiervoor dringende redenen zijn. U kunt een aanpasbare toets zo programmeren dat hiermee de opnamefunctie wordt geactiveerd en hierbij een bepaald toestelnummer opgeven, zodat met één druk op de toets een gesprek op dat toestelnummer kan worden opgenomen. Als u deze functie nodig hebt, bespreekt u dat met de systeembeheerder. • Cijfers verzenden tijdens gesprek: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers tijdens een gesprek een vooraf geconfigureerde set DTMFtonen verzenden vanuit een trunk. Deze functie komt van pas als u snel wilt navigeren op externe stemgestuurde systemen of externe systemen waarvoor een accountcode vereist is. U kunt een aanpasbare toets zo programmeren dat hiermee de functie voor het verzenden van cijfers wordt geactiveerd en hierbij de gewenste cijfers opgeven, zodat deze met één druk op de toets kunnen worden verzonden. Als u deze functie nodig hebt, bespreekt u dat met de systeembeheerder. • Meeluisteren: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken, meeluisteren met gesprekken op een ander toestel. Deze functie is vooral handig voor gebruikers als ACDbeheerders, die gesprekken moeten kunnen volgen als er hiervoor dringende redenen zijn. U kunt een aanpasbare toets zo programmeren dat hiermee de meeluisterfunctie wordt geactiveerd en hierbij een bepaald toestelnummer opgeven, zodat met één druk op de toets kan worden meegeluisterd met een gesprek op dat toestelnummer. Als u deze functie nodig hebt, bespreekt u dat met de systeembeheerder.

37

• Doorverbinden zonder overleg: met het ShoreTel-systeem kunt u een gesprek doorverbinden zonder daarover te overleggen met degene naar wie u doorverbindt voordat u het gesprek daadwerkelijk doorverbindt. Zie ‘Een gesprek doorverbinden’ op pagina 15 voor meer informatie. • Doorverbinden met overleg: Met het ShoreTel-systeem kunt u een gesprek doorverbinden en eerst overleggen met degene naar wie u doorverbindt voordat u het gesprek daadwerkelijk doorverbindt. Zie ‘Een gesprek doorverbinden’ op pagina 15 voor meer informatie. • Intercomdoorverbinden: Met het ShoreTel-systeem kunt u een gesprek doorverbinden en daarover eerst via de intercom overleggen met degene naar wie u doorverbindt voordat u het gesprek daadwerkelijk doorverbindt. Zie ‘Een gesprek doorverbinden’ op pagina 15 voor meer informatie. • Doorverbinden naar mailbox: Met het ShoreTel-systeem kunt u een gesprek direct doorverbinden naar de mailbox van een andere gebruiker. Zie ‘Een oproep omleiden’ op pagina 14 voor meer informatie. • Fluisterdoorverbinden: Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken, een actief gesprek onderbreken en spreken met degene naar wie zij willen doorverbinden zonder dat de gesprekspartner van het actieve gesprek die conversatie kan horen. Op die manier kunt u overleggen met degene naar wie u wilt doorverbinden voordat u het gesprek daadwerkelijk doorverbindt. Op zijn/haar beurt kan degene naar wie u wilt doorverbinden met u spreken met behulp van de functie Geluid uit voor fluisteren zonder dat de anderee gesprekspartner dat kan horen. • Uit parkeerstand halen: met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers een bestaand gesprek op een ander toestel uit de parkeerstand halen. Zie ‘Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen’ op pagina 45 voor meer informatie. • Fluisteroproep : Met het ShoreTel-systeem kunnen gebruikers die over de benodigde rechten beschikken, inbreken in een gesprek op een ander toestel en spreken met de ontvanger zonder dat de andere gesprekspartner dat kan horen. De ontvanger van de oproep kan met u spreken met behulp van de functie Geluid uit voor fluisteroproepen zonder dat de anderee gesprekspartner dat kan horen. • Geluid fluisteroproep uit: Als u een fluisteroproep ontvangt, kunt u met behulp van de functie Geluid uit voor fluisteroproepen met de betrokkene spreken zonder dat uw andere gesprekspartner dat hoort.

Bridged Call Appearances De functie Bridged Call Appearances (BCA) geeft informatie over andere IPtelefoons, zodat oproepen gemakkelijker kunnen worden verwerkt door andere gebruikers. Deze functie is bedoeld voor kleine kantoren of vestigingen, zoals een autodealer of kleine bank met vier trunks en acht IP-telefoons.

38

Op elke IP-telefoon wordt een aanpasbare toets ingesteld voor BCA zodat bij inkomende oproepen die toets groen knippert op alle telefoons. Als iemand de oproep beantwoordt, licht het lampje op de betreffende telefoon groen op terwijl de aanpasbare toets op de andere IP-telefoons die zijn geprogrammeerd voor dat BCA-toestel rood oplicht. Op deze manier is op telefoons in andere gedeelten van de organisatie zichtbaar dat het toestel in gesprek is. Als u naar buiten belt met een toestel waarvoor de functie BCA is ingeschakeld, kunnen andere gebruikers zien dat u belt. Als u naar buiten wilt bellen, drukt u op de BCA, kiest u de trunktoegangscode en vervolgens het telefoonnummer. Als u naar buiten belt, licht het lampje op uw telefoon groen op, terwijl de betreffende toets op alle andere telefoons rood oplicht. Als het gesprek in de wacht wordt gezet, gaat het bijbehorende lampje op alle telefoons groen knipperen. Een toets kan worden geprogrammeerd voor elke positie in de wachtrij. OPMERKING Door op de bovenste aanpasbare toets te drukken krijgt u niet

noodzakelelijk toegang tot trunk 1. Er is geen één-op-éénrelatie tussen de aanpasbare toetsen die zijn geprogrammeerd voor BCA en een bepaalde trunk. Trunks kunnen op een willekeurige manier aan BCA’s worden gekoppeld door de systeembeheerder. Een bijkomend voordeel van de nieuwe functie BCA is dat bellergegevens van een uitgaand gesprek kunnen worden gekoppeld aan de betreffende toets (geconfigureerd door de systeembeheerder). De volgende regels bepalen welke bellergegevens worden weergegeven waneeer er naar buiten wordt gebeld met behulp van BCA: • Uitgaand naar een intern toestel: de naam en het nummer van de gebruiker die het BCA-gesprek heeft gestart, worden gebruikt. Als de betreffende gebruiker een ‘private’ gebruiker is, worden de bellergegevens niet weergegeven. • Uitgaand naar een extern nummer: de bellergegevens worden in de volgende volgorde gebruikt op basis van de beschikbaarheid: • Uitgaande bellergegevens die zijn ingesteld voor die BCA • DID-nummer dat is ingesteld voor die BCA • Externe identificatie of bellernummer van de gebruiker die het BCAgesprek heeft gestart • Uitgaand naar een extern alarmnummer (zoals 112): de identificatie van de hulpdienst of een CESID-nummer van de beller wordt verzonden. Raadpleeg de systeembeheerder voor meer informatie over Bridged Call Appearances. De systeembeheerder kan de BCA zo instellen dat de bellergegevens worden weergegeven bij een inkomende oproep en de bellergegevens worden weergegeven bij actieve gesprekken. Bovendien kan deze de beltoon inschakelen, uitschakelen of uitstellen voor inkomende oproepen.

39

Meeluisteren / opschakelen Als u beschikt over de benodigde rechten voor zowel uw eigen telefoon als de doeltelefoon (ingesteld door de systeembeheerder), kunt u meeluisteren met een gesprek zonder dat men u kan horen of deelnemen aan een gesprek als volwaardig deelnemer (opschakelen). • Als u wilt meeluisteren naar een gesprek, kiest u en vervolgens het toestelnummer waarop het gesprek wordt gevoerd. • Om op te schakelen op een gesprek, kiest u en vervolgens het toestelnummer waarop het gesprek wordt gevoerd. OPMERKING Als u de functies Meeluisteren en Opschakelen veel gebruikt,

vraagt u de systeembeheerder of deze een programmeerbare toets wil instellen voor deze functies, zodat u deze met één druk op de toets kunt activeren. Zie ‘Aanpasbare toetsen programmeren’ op pagina 30 voor meer informatie.

Onhoorbare coach Onhoorbare coach stelt een gebruiker in staat tussenbeide te komen in het actieve gesprek van een andere gebruiker en met de betreffende gebruiker te communiceren. De initiator kan met de betreffende gebruikers spreken en luisteren naar alle andere deelnemers aan het gesprek. De betreffende gebruiker is de enige deelnemer aan het gesprek die de initiator kan horen. De Onhoorbare coach-rechten worden ingesteld door een telefonieserviceklasse. Onhoorbare coach kan worden geïnitieerd via verschillende ShoreTel IP-telefoons. Om een Onhoorbare coach uit te voeren vanaf een ShorePhone programmeerbare toets drukt u op de toets Onhoorbare coach. • Als de toets een ontvanger voor Onhoorbare coach specificeert, initieert het systeem onmiddellijk een Onhoorbare coach-sessie met de betreffende gebruiker. Sla de resterende stappen over. • Als de toets geen ontvanger voor Onhoorbare coach specificeert, voert u de naam of het nummer van de ontvanger in in de gebruikersinterface van de telefoon. Een Onhoorbare coach uitvoeren vanaf een willekeurige telefoon in het systeem. • Voer de *22-code in, gevolgd door het nummer van het doeltoestel. ShoreTel-telefoons geven opties voor contextafhankelijke functietoetsen weer wanneer er een meeluisteroptie actief is. De volgende afbeelding toont de gebruikersinterface van de ShorePhone 265-telefoon voor een gebruiker die een Onhoorbare coach-sessie heeft gestart.

40

ShoreTel 10 Onhoorbare coach-verbinding

SilentCo

12:09 u vrij 29 jan SilMon Meelst Weergeven Ophangen Opties voor contextafhankelijke functietoetsen beschikbaar voor de Onhoorbare coach-initiator: • SilMon: de sessie in een meeluistersessie omzetten • Opschakelen: de sessie in een Opschakelen-gesprek omzetten. • Weergeven: alle deelnemers aan het gesprek weergeven in de telefoongebruikersinterface. Opties voor contextafhankelijke functietoetsen voor de Onhoorbare coachontvanger: • Overleg: het actieve gesprek in de wacht zetten en een tweewegsstempad met de Onhoorbare coach-initiator tot stand brengen. Terwijl de ontvanger overlegt met de initiator zijn de volgende opties voor contextafhankelijke functietoetsen beschikbaar: • Hervatten: het oorspronkelijke gesprek van de ontvanger opnieuw starten. • Weergeven: alle deelnemers aan het gesprek weergeven. • Ophangen: het gesprek beëindigen. • Weergeven: alle deelnemers aan het gesprek weergeven in de telefoongebruikersinterface. • Ophangen: de Onhoorbare coach-sessie beëindigen.

Shared Call Appearances Shared Call Appearances is een functie van ShoreTel-clients die een Bridged Call Appearance tot stand brengt tussen een gebruiker (executive) en ten minste één andere gebruiker (assistent). Een Shared Call Appearance wordt gewoonlijk tot stand gebracht om een of meer assistenten in staat te stellen inkomende oproepen te beheren en uitgaande oproepen te initiëren voor een executive.

Programmeerbare knoppen Gebruikers, executives en assistenten krijgen toegang tot BCA’s en het hotlinecircuit vanuit Call Manager of ShorePhones via programmeerbare toetsen die zijn geconfigureerd voor Bridged Call Appearances. Toetsen voor Executivetoestellen kunnen niet worden geconfigureerd als gespreksweergaven. 41

Inkomende en uitgaande oproepen als Shared Call Appearances Inkomende oproepen Het volgende scenario beschrijft een typisch proces van het ontvangen van oproepen voor een executive door een assistent met behulp van Shared Call Appearances. Stap 1

De inkomende oproep knippert als een BCA-indicator op het toestel van de assistent en dat van de executive – ShorePhone of Call Manager. Op dit moment kan de executive de oproep beantwoorden en de rol van de assistent elimineren.

Stap 2

De assistent beantwoordt de oproep die knippert op de BCAtoets en stelt de naam van de beller en het doel van de oproep vast.

Stap 3

De assistent zet de oproep in de wacht.

OPMERKING De gesprektimer wordt opnieuw op nul gezet als de executive

het gesprek in de wacht zet. Stap 4

De assistent drukt op de hotline-toets om de executive te bellen.

Stap 5

De assistent informeert de executive over de oproep en geeft instructies voor het overnemen van de oproep.

Stap 6

De executive neemt de in de wacht gezette oproep over door op de BCA-toets te drukken, volgens de instructies van de assistent.

Interne gebruikers die een executive bellen, zien een BCA-nummer terwijl de telefoon overgaat en het werkelijke nummer van de executive nadat het gesprek tot stand is gebracht.

Toestellen controleren Een gecontroleerd toestel is een programmeerbare toets (ingesteld door de systeembeheerder) waarmee u inkomende oproepen op dat toestel kunt beheren. De toets dient ook als sneltoets bij een van de volgende functies: dat toestel bellen, doorverbinden, toevoegen aan een conferentiegesprek, gesprekken parkeren en dat toestel oproepen via de intercom. Daarnaast kunt u zien of het gecontroleerde toestel niet-beluisterde berichten heeft aan de hand van het pictogram . De ShoreTel 265-telefoon geeft pictogrammen weer in het labelgebied van het gecontroleerde toestel zodat u de status van het gecontroleerde toestel kunt zien. 42

Een oproep op een gecontroleerd toestel beantwoorden. De pictogrammen en het lampje van de aanpasbare toets voor het gecontroleerde toestel geven aan of er een inkomende oproep is voor een gecontroleerd toestel. Een inkomende oproep voor een gecontroleerd toestel wordt als volgt weergegeven op uw telefoon: Gecontroleerd toestel Naam van gecontroleerd toestel Naam van de beller Nummer van de beller

Voor 153 Theo Prontius

888

Miriam Makarios 822 153 Beantwoorden Naar VM Pictogram Inkomende oproep voor gecontroleerd toestel

U kunt de oproep beantwoorden terwijl de beltoon klinkt door te drukken op de aanpasbare toets of op de contextafhankelijke functietoets Beantwoorden. U kunt de oproep doorzenden naar de voicemail van het gecontroleerde toestel door op NaarVM te drukken. U kunt een gesprek ook overnemen als de eigenaar van het gecontroleerde toestel het gesprek in de wacht heeft gezet door te drukken op de contextafhankelijke functietoets Overnmn. Als u een oproep die is binnengekomen op het gecontroleerde toestel in de wacht zet, wordt het gesprek geparkeerd op het toestel van de eigenaar, zodat u beiden het gesprek weer kunnen overnemen. De systeembeheerder kan de gecontroleerde toestellen zo instellen dat de bellergegevens worden weergegeven bij een inkomende oproep en de bellergegevens worden weergegeven bij actieve gesprekken. Bovendien kan deze de beltoon inschakelen, uitschakelen of uitstellen voor inkomende oproepen.

43

Fluisteroproep Als u beschikt over de benodigde rechten voor zowel uw eigen telefoon als de doeltelefoon (ingesteld door de systeembeheerder), kunt u met de functie Fluisteroproep inbreken in een actief gesprek om met een interne gebruiker te spreken. De andere gesprekspartner van het actieve gesprek kan de onderbreking niet horen en u kunt hem/haar niet horen. Als u een andere gebruiker die in gesprek is, wilt bereiken via een fluisteroproep, kiest u plus het toestelnummer van die gebruiker. De ontvanger moet een IP210-, IP212k-, IP230-, IP265- of IP560/560g/565gtelefoon gebruiken. Als u een andere telefoon oproept met een fluisteroproep (bv. IP100, SoftPhone of analoge telefoon), wordt de oproep behandeld als intercomoproep. OPMERKING Als u de functie Fluisteroproep veel gebruikt, vraagt u de

systeembeheerder of deze een aanpasbare toets wil instellen voor deze functie, zodat u deze met één druk op de toets kunt activeren. Zie ‘Aanpasbare toetsen programmeren’ op pagina 30 voor meer informatie.

Nachtoproep opnemen Als de beheerder nachtoproepen heeft geactiveerd, kunnen oproepen worden doorgeschakeld naar een toestel dat overgaat via een luidspreker in de ruimte. Deze functie kan handig zijn buiten kantooruren, wanneer een beller contact zoekt met een willekeurig iemand op een locatie. Als u toegang hebt tot de nachtoproepfunctie (ingesteld door de systeembeheerder), kiest u om de oproep op uw locatie te beantwoorden. Als u een toon hoort die een fout aangeeft als u probeert de nachtoproep over te nemen, is de functie voor nachtoproepen mogelijk niet geconfigureerd op uw locatie of beschikt u niet over de benodigde rechten. Neem in dat geval contact op met uw systeembeheerder. OPMERKING Als u de functie Nachtoproep veel gebruikt, vraagt u de

systeembeheerder of deze een aanpasbare toets wil instellen voor deze functie, zodat u deze met één druk op de toets kunt activeren. Zie ‘Aanpasbare toetsen programmeren’ op pagina 30 voor meer informatie.

Schakelen tussen huntgroepstatussen Als u beschikt over de benodigde rechten kunt u de huntgroepstatus instellen op bezet of vrij door te kiezen plus het toestelnummer van de huntgroep. Een meldtekst duidt de huidige status van de huntgroep aan, bezet of vrij. Deze functie komt vooral van pas als leden van de huntgroep in vergadering zijn of eerder naar huis gaan. Als u lid bent van meerdere huntgroepen, moet u het toestelnummer invoeren dat hoort bij de betreffende huntgroep nadat u de toegangscode hebt gekozen. 44

Omroepen Als u beschikt over de benodigde toegangsrechten voor het omroepsysteem (ingesteld door de systeembeheerder), kiest u het nummer dat u hebt gekregen van de beheerder en wacht u op de bevestigingstoon. Vervolgens begint u te spreken. Hang op wanneer u klaar bent. Als u een bezettoon of onderscheppingstoon hoort als u probeert om te roepen, is het mogelijk dat de omroepfunctie niet geconfigureerd is op uw locatie of dat u niet over de benodigde rechten beschikt. Neem in dat geval contact op met uw systeembeheerder.

Groepen oproepen Net als bij de omroepfunctie kunt u ook een hoorbaar bericht sturen naar een geselecteerde groep gebruikers die zijn ingesteld voor groepsoproepen. Als u het toestel oproept dat is gekoppeld aan die groep gebruikers, kunt u een bericht opnemen dat wordt afgespeeld via de luidspreker van de ShoreTel IPtelefoons van die gebruikers. Als u deze functie wilt gebruiken, kiest u het toestelnummer voor groepsoproepen dat u hebt gekregen van de systeembeheerder en wacht u op de bevestigingstoon. Na de toon begint u te spreken. U maakt een opname die wordt afgespeeld op de telefoons van de andere leden van de oproepgroep. Hang op wanneer u klaar bent.

Gesprekken parkeren en uit de parkeerstand halen Als u beschikt over de benodigde rechten (ingesteld door de systeembeheerder), kunt u een bestaand gesprek als volgt parkeren op een ander toestel: Stap 1

Druk op de contextafhankelijke functietoets Parkeren.

Stap 2

Kies het toestelnummer, druk op de bijbehorende aanpasbare toets of gebruik de telefoonlijst om het nummer te zoeken.

Stap 3

Druk nogmaals op de contextafhankelijke functietoets Parkeren. Als u het gesprek uit de parkeerstand wilt halen, drukt u op Uit parkeerstand, herhaalt u stap 2 en drukt u nogmaals op Uit parkeerstand.

OPMERKING Als u de functie Parkeren of Uit parkeerstand halen veel

gebruikt, vraagt u de systeembeheerder of deze een aanpasbare toets wil instellen voor deze functie, zodat u deze met één druk op de toets kunt activeren. Zie ‘Aanpasbare toetsen programmeren’ op pagina 30 voor meer informatie.

45

SOFTWARE VAN CALL MANAGER U hebt toegang tot de functies en voorzieningen van ShoreTel via de interface van de 265 IP-telefoon, maar u kunt veel taken ook uitvoeren met behulp van de software van ShoreTel Call Manager. Met deze software beschikt u over een visuele, informatieve interface waarmee u communicaties kunt beheren en regelen, zowel telefoongesprekken als voicemail . De gebruiksvriendelijke interface biedt toegang tot alle voorzieningen en functies van het ShoreTel IP-telefoonsysteem, waaronder centrale berichtenafhandeling, gesprekken beheren door aan te wijzen en te klikken, aanpasbare oproepverwerking en visuele voicemailberichten vanaf een Windows-pc. Dankzij de samenwerking tussen de software en de 265 IP-telefoon kunt u de volgende taken uitvoeren: • • • •

kiezen op naam of nummer de oproepverwerkingsmodus wijzigen een SoftPhone-sessie openen een historisch overzicht van 1000 regels bijhouden van de inkomende, uitgaande en gemiste oproepen • voicemailberichten beheren vanaf de pc Call Manager neemt u een aantal vervelende klusjes uit handen, zoals het almaar proberen een nummer te bereiken, het opzoeken van nummers, het tot stand brengen van conferentiegesprekken en het beheren van stemberichten. U ziet of een lijn bezet is of dat een werknemer oproepen heeft doorgeschakeld naar een andere bestemming voordat u het nummer kiest. Dankzij de weergave van maximaal zestien bellers kunt u eenvoudig met één muisklik van de ene naar de andere beller schakelen, gesprekken doorverbinden naar een andere bestemming of een conferentiegesprek voeren. De software van ShoreTel Call Manager is verkrijgbaar in vijf versies die elk toegang bieden tot een bepaalde set functies en voorzieningen: • • • • •

Personal Call Manager Advanced Call Manager Workgroup Agent Call Manager Workgroup Supervisor Call Manager Operator Call Manager

Vraag uw systeembeheerder om meer informatie over Personal Call Manager en de voorzieningen waarover u kunt beschikken.

46

WEB ACCESS ShoreTel Web Access is een browserinterface waarmee gebruikers op elke willekeurige plek persoonlijke opties en instellingen kunnen beheren met behulp van een webbrowser. Oproepverwerking en meldingen kunnen veilig en eenvoudig worden beheerd vanaf elke willekeurige locatie. Vraag uw systeembeheerder om meer informatie over Web Access en de voorzieningen waarover u kunt beschikken.

47

PROBLEMEN OPLOSSEN Probleem: Het voicemailsysteem meldt uw bellers dat uw mailbox vol is en dat

er geen nieuwe berichten kunnen worden ingesproken.3

Oplossing: Uw mailbox is vol. Verwijder de berichten die u niet meer nodig hebt: Stap 1

Druk vanuit het hoofdmenu op af te spelen.

Stap 2

Druk op

om het bericht opnieuw

om het bericht te verwijderen.

Probleem: U ziet ‘Geen service’ op het display. Oplossing: U kunt de telefoon tijdelijk niet gebruiken. Neem contact op met

de systeembeheerder. Probleem: Niemand kan u horen wanneer u via de luidspreker spreekt. Oplossing: Controleer of er geen voorwerpen voor de microfoon staan, zoals

koffiekopjes of boeken. Controleer het ingestelde volume. Probleem: Het display is leeg. Oplossing: De voeding is uitgevallen. Controleer of de netwerkkabel goed is aangesloten op de LAN-poort op de telefoon en de netwerkgegevenspoort op uw werkplek. Controleer ook of u een lokale voedingsadapter hebt aangesloten voor de telefoon en of de voeding afkomstig is van een PoEschakeling in het bedrijfsnetwerk. Neem contact op met uw systeembeheerder als het probleem hiermee niet is opgelost. Probleem: U hoort geen kiestoon wanneer u de hoorn van de haak neemt,

maar de telefoon werkt verder normaal. Oplossing: U hebt de handsfree modus geactiveerd. Dit is een voorziening die

wordt gebruikt door gebruikers met een analoge telefoon die een hoofdtelefoon gebruiken. Zie ‘Handsfree modus in- of uitschakelen’ op pagina 33 voor informatie over het uitschakelen van deze functie.

3. Er verschijnt een waarschuwing dat de mailbox bijna vol is als er nog ruimte is voor 10 berichten in de mailbox van een gebruiker. Wanneer de mailbox van een gebruiker vol begint te raken, wordt er een waarschuwing afgespeeld die aangeeft dat er nog ruimte is voor ‘n’ berichten, waarbij ‘n’ een getal is dat aftelt van 10 tot 0. Deze waarschuwing wordt afgespeeld telkens wanneer de gebruiker inlogt bij de mailbox via de gebruikersinterface van de telefoon totdat er voldoende berichten zijn verwijderd om het totale aantal berichten onder de grenswaarde te brengen. 48

Probleem: U ziet geen datum en tijd op het display van de telefoon. Oplossing: De telefoon heeft geen toegang tot de tijdserver. Neem contact op

met de systeembeheerder.

Gegevens over de telefoon bekijken Ga als volgt te werk om gegevens over de telefoon te bekijken, zoals IP-adres, subnetmasker, versie en MAC-adres: OPMERKING Dit mag uitsluitend gebeuren onder begeleiding van de

systeembeheerder. Stap 1

Druk op de toets

terwijl de hoorn op de haak ligt.

Als het goed is, gaat het lampje niet branden en hoort u geen tonen. Als dit niet het geval is, neemt u de hoorn van de haak en legt u deze weer terug op de haak. Stap 2

Kies I-N-F-O op het toetsenblok en druk op

.

U ziet de volgende informatie. U kunt door de informatie lopen met de toets : • IP-adres (DHCP) • Subnetmasker • Gateway • • • • • • • • • • • • • • • •

Verbindingssnelheid4 FTP-server MGC-server (Media Gateway Controller) SNTP-server (IP-adres) 802.1Q VLAN ID-instelling Naam van het toepassingsbestand Naam van het opstartbestand Datum van het configuratiebestand Land Taalinstelling Toepassingsversie Opstartversie Modelnummer MAC-adres Serienummer Hardwareversie

4. Dit getal is de snelheid voor beide poorten. 49

De telefoon opnieuw opstarten Om uw telefoon opnieuw op te starten, volgt u deze stappen: OPMERKING Dit mag uitsluitend gebeuren onder begeleiding van de

systeembeheerder. Stap 1

Druk op de toets

terwijl de hoorn op de haak ligt.

Als het goed is, gaat het lampje niet branden en hoort u geen tonen. Als dit niet het geval is, neemt u de hoorn van de haak en legt u deze weer terug op de haak. Stap 2

50

Kies R-E-S-E-T op het toetsenblok en druk op De telefoon wordt opnieuw opgestart.

.

BEKNOPTE HANDLEIDING VOOR VEELGEBRUIKTE STERCODES Een gesprek parkeren

+ toestelnummer

Een gesprek uit de parkeerstand halen

+ toestelnummer

Een extern toestel overnemen

+ toestelnummer

Nachtoproep opnemen De intercom gebruiken

+ toestelnummer

Opschakelen

+ toestelnummer

Meeluisteren

+ toestelnummer

Schakelen tussen huntgroepstatussen

+ HG-toestelnummer

Fluisteroproep

+ toestelnummer

Oproepverwerkingsmodus en doorschakelen wijzigen

Voice Mail

+ wachtwoord +

+

Toewijzing van het toestel wijzigen

Voice Mail

+ wachtwoord +

+

Toewijzing van toestel opheffen

Voice Mail

+ wachtwoord +

+

Toestel toewijzen aan extern nummer

Voice Mail

+ wachtwoord +

+

Functies voor toesteltoewijzing Een gesprek doorverbinden

+ bestemming +

Een gesprek omzetten in een conferentiegesprek

+ bestemming +

Een gesprek in de wacht zetten Ophangen Toegang tot andere stercodes

+ ?? (uit voorgaande tabel) + toestelnummer

51

52