Occasional Meal Policy & Procedure

  Ball  State  University                                                                                          Occasional  Meal  Policy  &  Procedure    Athletics  Compliance  Office                                                                                                 NCAA  Bylaw  16.11.1.5  Occasional  Meals.  A  student-­‐athlete  or  the  entire  team  in  a  sport  may  receive  an  occasional  meal   in  the  locale  of  the  institution  on  infrequent  and  special  occasions  from  an  institutional  staff  member.  An  institutional   staff  member  may  provide  reasonable  local  transportation  to  student-­‐athletes  to  attend  such  meals.  A  student-­‐athlete   or  the  entire  team  in  a  sport  may  receive  an  occasional  meal  from  a  representative  of  athletics  interest  on  infrequent   and  special  occasions  under  the  following  conditions:   a. The  meal  may  only  be  provided  in  an  individual’s  home,  on-­‐campus  or  at  a  facility  that  is  regularly  used  for  home   competition  and  maybe  catered;  and   b. A   representative   of   the   institution’s   athletics   interest   may   provide   reasonable   local   transportation   to   student-­‐ athletes  to  attend  the  meal  function  only  if  the  meal  function  is  at  the  home  of  that  representative.       Documentation  Required:       Department  Individuals  Involved:   1. Occasional  Meal       1.  Coach               2.  Athletics  Compliance  Office             Policy: 1. It  is  the  responsibility  of  the  coach  to  inform  the  Athletics  Compliance  Office  when  an  occasional  meal  is   scheduled  to  occur,  whether  it  is  with  an  institutional  staff  member,  a  RAI  or  a  booster.     2. Should  a  student-­‐athlete  be  invited  for  an  occasional  meal,  it  is  their  responsibility  to  inform  the  Athletics   Compliance  Office  when  the  occasional  meal  will  occur.     3. The  documentation  must  be  submitted  two  (2)  business  days  prior  to  the  occasional  meal.       4. Ball  State  and  the  MAC  have  determined  that  student-­‐athletes  may  partake  in  two  (2)  occasional  meals  per   month.  Exceptions  may  be  made  with  advance  approval  from  the  Athletics  Compliance  Office.       Procedure:     1. The  head  coach  will  complete  and  submit  an  Occasional  Meal  to  the  Athletics  Compliance  Office  at  least  two  (2)   days  prior  to  the  occasional  meal.     2. The  Athletics  Compliance  Office  will  approve  or  deny  the  request  and  will  keep  the  Occasional  Meal  on  file.  

Ball  State  Athletics  Compliance   6.11.2015  MCC