Partenariato del progetto MOD II. LEZ 3. PARTE 1
TECNICHE E METODI PER LA REDAZIONE E LA GESTIONE DELLE PROPOSTE PROGETTUALI PARTENARIATO DEL PROGETTO Modulo II – Lezione 3 Parte 1 Antonello Fiorucci
INDICE • • • •
Responsabilità tra i partner e tipologia di partnership Collaborazione nella redazione della proposta Vincoli giuridici Aspetti gestionali e finanziari
RESPONSABILITA’ TRA I PARTNER E LA TIPOLOGIA DI PARTNERSHIP • Lead Applicant – Coordinatore/Partner Capofila o Facilitatore dei rapporti tra partner o Contatto diretto con l’autorità di gestione o Coordinatore delle attività del progetto e gestione finanziaria.
• Partner di Consorzio o Responsabili per pacchetti di lavoro/task o Cooperazione con il lead applicant
• Partner Associati – Terze Parti o Non finanziati – funzionale alla realizzazione degli obiettivi del progetto.
COLLABORAZIONE NELLA REDAZIONE DELLA PROPOSTA • Il Lead Partner è il soggetto che gestisce la redazione della proposta. • Organizza il flusso dei contributi (tecnici – amministrativi – relativi alle risorse umane) dei partner. • Definisce il budget di progetto negoziandolo con ciascun partner, compatibilmente ai fabbisogni complessivi del progetto.
VINCOLI GIURIDICI EU commission Grant Agreement
Lead Partner Consortium Agreement
Subcontraenze
Partner di consorzio
GRANT AGREEMENT (GA) • Strumento che la Commissione Europea utilizza per contrarre obblighi nei confronti del lead partner • Cosa troviamo nel GA? o o o o o
Disposizioni finanziare Importi finanziati Scadenze temporali Azioni da porre in essere nel corso del progetto Obblighi che il coordinatore deve rispettare nei confronti della Commissione
• Il coordinatore è l’unico contraente di obblighi nei confronti della Commissione Europea
CONSORTIUM AGREEMENT (CA) • Fa nascere vincoli giuridici tra capofila e partner di progetto. • Che cosa troviamo nel CA? o o o o o o
Identificazione delle organizzazione partner Identificazione delle persone che impegnano legalmente i partner di progetto Obiettivi del progetto Obblighi tra le parti Modalità di assegnazione dei fondi Regole relative al reporting
• Con il Grant Agreement rappresenta il cuore della struttura dei vincoli tra partner di progetto.
SUBCONTRAENZE • Rapporti esistenti tra capofila/partner e quei soggetti economici che svolgono attività del progetto la cui implementazione necessità di competenze non esistenti nel partenariato. • Ad esse viene destinata, se necessario, una parte residuale ed ancillare del piano di lavoro del progetto.
• A seconda dei costi relativi alla subcontraenza, devono essere applicate regole specifiche per l’assegnazione del servizio. • Spese coperte al 100% dal cofinanziamento. Tra le attività che possono essere affidate in subcontraenza troviamo, ad esempio: o o o
Attività relative alla disseminazione dei risultati del progetto; Organizzazione di eventi; Costruzione e gestione del sito internet del progetto.
ASPETTI GESTIONALI E FINANZIARI • Il kick-off meeting – Meeting d’apertura del progetto. o È la prima occasione per costruire un rapporto personale fra partner; o il lead applicant ha l’occasione di informare gli altri partner in merito agli obblighi contrattuali contratti con la Commissione, in modo tale che tutti siano pienamente consapevoli del quadro giuridico del progetto. o In questa sede: ─ si discute dell’architettura del progetto; ─ si confermano compiti, tempistiche e responsabilità; ─ si discute delle tematiche amministrative e finanziarie; ─ si firma il consortium agreement.
• Creazione degli organismi di gestione e di controllo della qualità o Durante il kick-off meeting, si costituisce lo steering committee che è l’organismo in cui si assumono tutte le principali decisioni relative al progetto.
• Sana gestione finanziaria o Prevedere correttamente l’impiego di risorse umane e risorse finanziarie correlate. o Monitorare la corrispondenza tra attività svolte e le risorse impiegate.
• Annual report – Final Report – Internal monitoring o Il coordinatore dovrà condurre le operazioni di redazione dell’annual report e del final report, sia nella loro parte pubblica che nella parte confidenziale riservata al Project Officer. o Un’ottima regola per il Coordinatore è quella di predisporre degli internal monitoring trimestrali per avere costantemente aggiornati i progressi del progetto.
• La fase patologica dei rapporti o Nel caso uno dei partner si sfili dal partenariato, a progetto approvato, il capofila, comunicato l’accadimento alla Commissione, è responsabile del take over delle attività e del finanziamento. o Ogni modifica non minore al piano di lavoro approvato deve essere comunicata al Project Officer tramite amendment del contratto e formalmente approvata.
• I meeting di progetto o Riunioni periodiche ogni 3/4/6 mesi. o Hanno l’obiettivo di seguire gli sviluppi del progetto. o Sono incontri definiti in fase di progettazione e preparati con congruo anticipo al fine di renderli il più produttivi possibile.
INDICE • • • •
Responsabilità tra i partner e tipologia di partnership Collaborazione nella redazione della proposta Vincoli giuridici Aspetti gestionali e finanziari
RESPONSABILITA’ TRA I PARTNER E LA TIPOLOGIA DI PARTNERSHIP • Lead Applicant – Coordinatore/Partner Capofila o Facilitatore dei rapporti tra partner o Contatto diretto con l’autorità di gestione o Coordinatore delle attività del progetto e gestione finanziaria.
• Partner di Consorzio o Responsabili per pacchetti di lavoro/task o Cooperazione con il lead applicant
• Partner Associati – Terze Parti o Non finanziati – funzionale alla realizzazione degli obiettivi del progetto.
COLLABORAZIONE NELLA REDAZIONE DELLA PROPOSTA • Il Lead Partner è il soggetto che gestisce la redazione della proposta. • Organizza il flusso dei contributi (tecnici – amministrativi – relativi alle risorse umane) dei partner. • Definisce il budget di progetto negoziandolo con ciascun partner, compatibilmente ai fabbisogni complessivi del progetto.
VINCOLI GIURIDICI EU commission Grant Agreement
Lead Partner Consortium Agreement
Subcontraenze
Partner di consorzio
GRANT AGREEMENT (GA) • Strumento che la Commissione Europea utilizza per contrarre obblighi nei confronti del lead partner • Cosa troviamo nel GA? o o o o o
Disposizioni finanziare Importi finanziati Scadenze temporali Azioni da porre in essere nel corso del progetto Obblighi che il coordinatore deve rispettare nei confronti della Commissione
• Il coordinatore è l’unico contraente di obblighi nei confronti della Commissione Europea
CONSORTIUM AGREEMENT (CA) • Fa nascere vincoli giuridici tra capofila e partner di progetto. • Che cosa troviamo nel CA? o o o o o o
Identificazione delle organizzazione partner Identificazione delle persone che impegnano legalmente i partner di progetto Obiettivi del progetto Obblighi tra le parti Modalità di assegnazione dei fondi Regole relative al reporting
• Con il Grant Agreement rappresenta il cuore della struttura dei vincoli tra partner di progetto.
SUBCONTRAENZE • Rapporti esistenti tra capofila/partner e quei soggetti economici che svolgono attività del progetto la cui implementazione necessità di competenze non esistenti nel partenariato. • Ad esse viene destinata, se necessario, una parte residuale ed ancillare del piano di lavoro del progetto.
• A seconda dei costi relativi alla subcontraenza, devono essere applicate regole specifiche per l’assegnazione del servizio. • Spese coperte al 100% dal cofinanziamento. Tra le attività che possono essere affidate in subcontraenza troviamo, ad esempio: o o o
Attività relative alla disseminazione dei risultati del progetto; Organizzazione di eventi; Costruzione e gestione del sito internet del progetto.
ASPETTI GESTIONALI E FINANZIARI • Il kick-off meeting – Meeting d’apertura del progetto. o È la prima occasione per costruire un rapporto personale fra partner; o il lead applicant ha l’occasione di informare gli altri partner in merito agli obblighi contrattuali contratti con la Commissione, in modo tale che tutti siano pienamente consapevoli del quadro giuridico del progetto. o In questa sede: ─ si discute dell’architettura del progetto; ─ si confermano compiti, tempistiche e responsabilità; ─ si discute delle tematiche amministrative e finanziarie; ─ si firma il consortium agreement.
• Creazione degli organismi di gestione e di controllo della qualità o Durante il kick-off meeting, si costituisce lo steering committee che è l’organismo in cui si assumono tutte le principali decisioni relative al progetto.
• Sana gestione finanziaria o Prevedere correttamente l’impiego di risorse umane e risorse finanziarie correlate. o Monitorare la corrispondenza tra attività svolte e le risorse impiegate.
• Annual report – Final Report – Internal monitoring o Il coordinatore dovrà condurre le operazioni di redazione dell’annual report e del final report, sia nella loro parte pubblica che nella parte confidenziale riservata al Project Officer. o Un’ottima regola per il Coordinatore è quella di predisporre degli internal monitoring trimestrali per avere costantemente aggiornati i progressi del progetto.
• La fase patologica dei rapporti o Nel caso uno dei partner si sfili dal partenariato, a progetto approvato, il capofila, comunicato l’accadimento alla Commissione, è responsabile del take over delle attività e del finanziamento. o Ogni modifica non minore al piano di lavoro approvato deve essere comunicata al Project Officer tramite amendment del contratto e formalmente approvata.
• I meeting di progetto o Riunioni periodiche ogni 3/4/6 mesi. o Hanno l’obiettivo di seguire gli sviluppi del progetto. o Sono incontri definiti in fase di progettazione e preparati con congruo anticipo al fine di renderli il più produttivi possibile.
