Il partner agreement MOD IV. LEZ 2. PARTE 2
IL VALORE DEL PARTENARIATO NEL SUCCESSO DI UN PROGETTO IL PARTNER AGREEMENT Modulo IV – Lezione 1 Parte 2 Roberto Carpano
INDICE • Come formalizzare l’accordo tra i partner • Perché è necessario? • Quali soggetti lo firmano • Gerarchia rispetto al contratto • Elementi dell’accordo
LO STRUMENTO DELL’ ACCORDO TRA PARTNER • Il contratto con la stazione appaltante è firmato tra la stazione appaltante ed il Lead Partner (LP). • L’accordo prende vari nomi: Memorandum of Understandig (MoU), Partner Agreement o Consortium Agreement. La sostanza non cambia. Un accordo formale è indispensabile. • Il MoU definisce ruoli, responsabilità, allocazione del budget e norma le procedure di gestione e rendicontazione tra il LP e i P.
PERCHÉ È NECESSARIO? • E’ La ricetta di lunga e serena vita durante il progetto e fattore di successo nella gestione. • E’ richiesto dalla stazione appaltante come condizione preliminare per firmare il contratto con il LP. Il MoU è l’unico legame tra i P e il LP. In alcuni Programmi diventa anche un Allegato al contratto stesso • Senza un MoU, su che base i P si impegnano a rispettare le procedure che il LP deve a sua volta rispettare con la stazione appaltante?
QUALI
SOGGETTI LO FIRMANO E QUANDO
• Il MoU è redatto dal LP e firmato dai P congiuntamente e non singolarmente da ogni P. Questo serve a valorizzare la trasparenza nella gestione del progetto. • La redazione del MoU da parte del LP e’ una attività impegnativa che richiede competenze amministrative e legali. Le PMU forniscono assistenza per la redazione del documento. • La negoziazione con i P è lunga e complessa ecco perché l’accordo è preparato quando il progetto è aggiudicato. Se siete un P siate pronti a negoziare il MoU che vi proporrà il LP. • Tuttavia le informazioni di base (allocazione del budget ed attività) sono già state presentate ed approvate dai P nell’Application Form. • Il MoU NON ripete pedissequamente il contratto Stazione Appaltante >< LP. Dato che una buona parte dei progetti chiedono un’estensione, questa clausola e’ fondamentale. Il Contratto CE >< LP e i suoi allegati sono parte integrante del MoU. Riferimento ai manuali del programma - http://www.enpicbcmed.eu/projects/projectmanagement. Il linguaggio usato nel contratto e nell’Application Form deve anche essere utilizzato nel MoU: partner, leader, promoteur. Gestione del progetto: ripetere chi fa che cosa, cosa succede se un P non svolge le attività descritte nel QL secondo quanto descritto nell’Application Form. Impegno alla circolazione delle informazioni CE>LP>P. Una delle principali cause di dissapori tra i P.
9.
Produzione dei rapporti tecnici e finanziari. Rispetto della TEMPISTICA con penali, della qualità e dei contenuti sia per la parte tecnica che finanziaria. No report = no money = no party = no project. La maggior parte dei programmi si allinea sul principio del disimpegno automatico per mancata rendicontazione.
10. Modalità e tempistica di rendicontazione, archiviazione e verifica delle spese. 11. Rispetto delle regole di audit da parte del LP e dei P. Quest’aspetto è uno scoglio…. Le regole dell’audit sono ben indicate nelle Condizioni Speciali del Contratto. 12. Selezione dei sub-contraenti e modalità di lancio delle gare interne. 13. Tempistica dei trasferimenti finanziari dal LP > P. Quando arrivano i fondi ai P e a fronte di quali documenti che i P dovranno produrre? 14. Il tema della proprietà intellettuale dei risultati prodotti dal progetto (IPR). Nel caso di un progetto che produce come risultato un software, o un sito web, è importante chiarire chi sarà il proprietario. Il LP, i P o congiuntamente? 15. Modalità di risoluzione delle controversie (LP foro). 16. Penali per mancato rispetto delle regole e della tempistica. Il mio consiglio è inserirle.
COSA ABBIAMO PRESENTATO? • Lo strumento dell’Accordo tra Partner • Perché è necessario? • Quali soggetti lo firmano e quando? • La gerarchia del MoU rispetto al contratto • 16 elementi per la redazione di un Accordo che funzioni
Fonti: http://www.enpicbcmed.eu/documenti/29_153_20120517163520.pdf
INDICE • Come formalizzare l’accordo tra i partner • Perché è necessario? • Quali soggetti lo firmano • Gerarchia rispetto al contratto • Elementi dell’accordo
LO STRUMENTO DELL’ ACCORDO TRA PARTNER • Il contratto con la stazione appaltante è firmato tra la stazione appaltante ed il Lead Partner (LP). • L’accordo prende vari nomi: Memorandum of Understandig (MoU), Partner Agreement o Consortium Agreement. La sostanza non cambia. Un accordo formale è indispensabile. • Il MoU definisce ruoli, responsabilità, allocazione del budget e norma le procedure di gestione e rendicontazione tra il LP e i P.
PERCHÉ È NECESSARIO? • E’ La ricetta di lunga e serena vita durante il progetto e fattore di successo nella gestione. • E’ richiesto dalla stazione appaltante come condizione preliminare per firmare il contratto con il LP. Il MoU è l’unico legame tra i P e il LP. In alcuni Programmi diventa anche un Allegato al contratto stesso • Senza un MoU, su che base i P si impegnano a rispettare le procedure che il LP deve a sua volta rispettare con la stazione appaltante?
QUALI
SOGGETTI LO FIRMANO E QUANDO
• Il MoU è redatto dal LP e firmato dai P congiuntamente e non singolarmente da ogni P. Questo serve a valorizzare la trasparenza nella gestione del progetto. • La redazione del MoU da parte del LP e’ una attività impegnativa che richiede competenze amministrative e legali. Le PMU forniscono assistenza per la redazione del documento. • La negoziazione con i P è lunga e complessa ecco perché l’accordo è preparato quando il progetto è aggiudicato. Se siete un P siate pronti a negoziare il MoU che vi proporrà il LP. • Tuttavia le informazioni di base (allocazione del budget ed attività) sono già state presentate ed approvate dai P nell’Application Form. • Il MoU NON ripete pedissequamente il contratto Stazione Appaltante >< LP. Dato che una buona parte dei progetti chiedono un’estensione, questa clausola e’ fondamentale. Il Contratto CE >< LP e i suoi allegati sono parte integrante del MoU. Riferimento ai manuali del programma - http://www.enpicbcmed.eu/projects/projectmanagement. Il linguaggio usato nel contratto e nell’Application Form deve anche essere utilizzato nel MoU: partner, leader, promoteur. Gestione del progetto: ripetere chi fa che cosa, cosa succede se un P non svolge le attività descritte nel QL secondo quanto descritto nell’Application Form. Impegno alla circolazione delle informazioni CE>LP>P. Una delle principali cause di dissapori tra i P.
9.
Produzione dei rapporti tecnici e finanziari. Rispetto della TEMPISTICA con penali, della qualità e dei contenuti sia per la parte tecnica che finanziaria. No report = no money = no party = no project. La maggior parte dei programmi si allinea sul principio del disimpegno automatico per mancata rendicontazione.
10. Modalità e tempistica di rendicontazione, archiviazione e verifica delle spese. 11. Rispetto delle regole di audit da parte del LP e dei P. Quest’aspetto è uno scoglio…. Le regole dell’audit sono ben indicate nelle Condizioni Speciali del Contratto. 12. Selezione dei sub-contraenti e modalità di lancio delle gare interne. 13. Tempistica dei trasferimenti finanziari dal LP > P. Quando arrivano i fondi ai P e a fronte di quali documenti che i P dovranno produrre? 14. Il tema della proprietà intellettuale dei risultati prodotti dal progetto (IPR). Nel caso di un progetto che produce come risultato un software, o un sito web, è importante chiarire chi sarà il proprietario. Il LP, i P o congiuntamente? 15. Modalità di risoluzione delle controversie (LP foro). 16. Penali per mancato rispetto delle regole e della tempistica. Il mio consiglio è inserirle.
COSA ABBIAMO PRESENTATO? • Lo strumento dell’Accordo tra Partner • Perché è necessario? • Quali soggetti lo firmano e quando? • La gerarchia del MoU rispetto al contratto • 16 elementi per la redazione di un Accordo che funzioni
Fonti: http://www.enpicbcmed.eu/documenti/29_153_20120517163520.pdf
