Area 1C Agenda,

Report 3 Downloads 164 Views
Area 1C  Agenda,   September 26, 2013  The Hamlet, Pasadena, @ 7pm    1.

Call to Order  ‐ Jane   Approve minutes for August 

2.

Upper Division – Peter   Schedule 

3.

Referee Report – Scott 

4.

Coach Update – Mike 

5.

Area Report   Women’s Advocate‐ Sef   Eayso RIF – make inactive‐ as it keeps history   Update on Access rights   Security of player information   Website ‐ branding 

6.

Section News     No longer an Online Treasurer Course‐ Old. Webinars still   Inter Section play???? 

7.

Regional Reports: Reports attached   Additional comments 

8.

New Business 

9.

Adjourn 

 

       

 

 

         

“Being a Volunteer is not an excuse for doing a lousy job”                                       John Trino    Calender and Due Dates to Area  Next Meeting:  October 31, 2013  Playoffs ‐ U16‐U19/VIP     Chino‐ November 23/24   U10‐U14 League    Riverside – February   U10‐U14 All Stars  TBD – March    EXTRA       TBD ‐ March 1/2                    

Area 1C  September 26, 2013 Minutes    Attendance: Marco Quezada (AAD), Steve Bickel (13), Art Ponce (40), Anne Louit (214), Jacob Mathew  (2), Craig Dunkin (Post Season Coord), Aldo Maccheroni (88), Frank Bagheri (Atreas), Tom Regan (VIP),  Dave Lemos (98), Scott Davis (ARA), Sef Motearefi (A. Womens Advocate), Jane Mason (AD), Sandy  Ponce (1304), Juan Campo (908), Lisa Durcharme (908).  Meeting called to order at 7:10 once we had a corium for Regional Commissioners.  Introductions: Jacob Mathew (2) Treasurer attending for Ken Joe, and Sef Motearefi, she has agreed to  join Area Staff in a new role as Women’s Advocate.  Motion to approve August minutes made by Steve (13) and second by Aldo (88).  Motion approved    Upper Division – Peter (Written report)  Have ID cards for Sandy, Anne and Art.  Season is going fine, so far no problems with blackouts, lost fields etc.  With Rob, Jane and Al Prado’s help we finished the full schedule for the remainder of the season.  U16‐ 11 games, U19 10 games.  Five double yellows (all boys) and one season suspension in GU19 for threatening language.  Season ends 11/3 (Assuming no rainouts)  Playoffs: U16 – 8 teams, U19, 4 teams.  Medals ordered  3 forfiets because of no coach ID’s  Referees are doing an excellent job reporting scores, thank you.    Referee Report – Scott  6 sendoffs – 2 straight reds, 4 double yellows  GU19 send off, possible appeal  50 cautions  Referee coverage, by and large all regions below target, 2 ‐72%, 13‐92%, 40 – 42%, 60‐48%, 98‐99%,   214 –250%, 908‐ 96%, 1304 – 57%.  Scott has encouraged assigners to reach out beyond their regions for help.  Biggest issues would be coach ID’s.  Not a lot of assessments requested, Craig Dunkin to be assessed this Weekend.  Main problem has been because of lack of schedule, so hard to plan a game for assessments.  Region 88 volunteered their games for assessment, if needed.  Scott has an initiative to create a hybrid referee scheduling program, using a combination of Region 2  and Arbiter. Hope to use for YDP season.  Please can we get turf rules posted on Area website.    Coach Update – Mike (nor present)  Request by Mike Shintaku regarding coach mentoring, would like to see some guideline for coach  mentoring. Jane has asked Mike Stiles and Mike Shintaku to talk to maybe come up with some Area  guidance on how this would look. 

Discussion: Anne would recommend they be at least U12, if not intermediate certified at least to be  mentored for UD play. That agrees assessments should continue after certification on team  management, sideline behavior, substitution etc.    Treasurer Report – Frank  See financials attached  Frank separated out the finances for Freeway Jam, and the money raised was $17,233.85, thanks you  Craig.  Frank recommends getting player count from Jane @ end of September, will send out invoices to all  regions and fees will be due by next meeting. If numbers change Frank will reconcile.  Jane requested that we stay current with National and not be more than 1‐30 days past due.    Area Report – Jane    Women’s Advocate: This is a new position on the Area board, and Sef has kindly agreed to head this up.  David Lans from Region 88 came up with the idea, so now we have to come up with ideas on how to  define the purpose.  Request that each Region identify an active Women in their region who would willing to be on a  committee or  at least like to have some input on what this could look like.  One idea and with enough  women, we could have a women’s day in each region, women referee on games and an information  tent. Lynn‐Berling Manuel (National Office) is supper excited and would love to get involved and help  with Marketing ideas.  eAYSO RIF – To not delete board members when term is up, but to make inactive, this way it keeps the  board history intact.  eAYSO Access rights‐ Starting next year once someone’s term expires in eayso, their access rights will  automatically disappear, saving RC’s a lot of time in cleaning out all the rights that are out there.  Security of Player Info‐ Please be careful when you are using dropbox or google docs or any of those  platforms, that you do not put documents there that talk about disciplinary items or have any player  information. Need to be very always when we share player information or databases.  Website: we all have our own region logos on our websites, but please consider using the AYSO original  logo as important branding of AYSO as it is a National program and we want that to be recognized by all.  Treasurer Course‐  There is no longer an online treasurer curse it has become to old and information is  no longer current. Training is still held by webinar once a month and also can be done in person.  Inter Section Play: Jane was under the impression that this was not allowed and has been re‐educated  on this. As long as you are not losing the integrity of the Region or Area program there is no reason why  you cannot play across Area and Section boundaries.    Regional Reports: See attached   Going to try reports sent in advance, RC’s can disseminate more information and it gives us more time  to talk about other issues and get good feedback and share ideas.    Additional Regional Info‐ Aldo (88) they are having an LA Galaxy clinic this week and will send out to all  of the regions, if you would like to participate.    Anne had a bench mark question: When you draft teams do you try to spread out the referees to those  teams. Discussion and ideas shared.  Meeting adjourned 9:10pm    Submitted by : Marco Quezada,  Typed by Jane Mason 

Regional Reports – September 2013    Region 2 – Ken Joe       

We have 1730 kids enrolled which is about the same as the year before (1736 in 2012)  541 Registered volunteers (194 are new, 64 youth)  We have a Legends LA Galaxy Clinic on October 3 at City Hall (space available ‐ see  details on ayso2.org)  LA Galaxy Game Oct 6 ($20 tickets available if anyone reading this and interested!)  ChivasUSA vs Portland Game on October 26 ($25 midfield tickets ‐ includes bus  transportation from Arcadia County Park)  New Year's Region 2 Board retreat in Hawaii, TBA 

Región 1304 – Sandy Ponce      

Region BH 1304 as of today we have 246 players participating in our program.  We are currently inter‐locking 3 teams with San Gabriel/Rosemead.  Thank you for  working with us.   We have Picture Day on October 12, 2013.  Currently working on recruiting for board positions and volunteers (Referees).  BH 1304 has a wish list for with corner flags with a base that we can use on turf fields  are there anyone that can help us? 

Region 88 – Aldo Mascheroni        

Region 88‘s season is going well, except for the usual bumps along the road.  As of today, we have 3,706 players participating in our program, including a record 66  VIP players.  We’re working with Region 13 to provide them with players they might need in divisions  we have filled and vice versa. It’s working out well.  Our Landon Donovan clinic went smoothly, with 112 players participating.  We also have the LA Galaxy doing a set of clinics every Thursday for 8 weeks and 95  have signed up for that. Clint Mathis is heading that effort.  We now have a Facebook page, we’re on Twitter, and on all those other social media  places I can’t even pronounce or don’t know anything about.  David Lans is now our new CVPA (fully certified) and Craig Dunkin (you may know him) is  our new Secretary. 

Region 908 – Lisa Ducharme  All is well,     We have  350 players   We have our permits for Madrid until July 30, 2014.  We will close Madrid in August to  re‐seed and open it back up in the middle of September 2014. 



We are interlocking with Temple City (U10, U12, and U14).   With Alhambra, San Gabriel  and Boyle Hts( U14 girls).  Everything is going well.   Will be sending approx. 4 to 6 board member to Tri‐Section Meeting    We have approx. 8 new referees will be training them with  U8 games.   thank you all.  Region 40 – Art Ponce   Registration     Registered Players 

2012  519 

2013  514*  (several in process late reg) expect  518  Dropped  27  30  (BU16/GU19 no teams**)  eSIGNATURE (not completed)  16  0   (100% eSignature‐ Players)           Volunteers  201  255***  eSignature (not completed)  ???  25  ( 89% eSignature‐Volunteers)  *flat enrolment despite losing over 90 players to club/other sports‐ Large increase in Lower  Divisions!     **18 total players in BU16 (Constanza not coaching) and GU19 not enough players  *** focused this year on updating Volunteer Positions in eAYSO, had not in past    2013 Fall Registration post mortem key take‐aways    “In person” registration still key for recruiting   100% online registration/100% esignature‐  NO PAPER REGISTRATIONS   Sign‐up volunteers‐  again 100% online registration/100% eSignature     Asking all families to submit one volunteer application at registration   (do’s/don’ts) for Spring and 2014 Fall Registration,  WIP   Early registration key‐    R40 historically allowed late registrations‐  Plan for fall 2014,  Apr‐May registration, June 30 late registration and cut‐off, and wait‐list players  registered after June 30  Fields   Looking to see if we can get Gabrielino again on Sundays   UD field at Rosemead‐ Monday nights now available   Working with Schools/Parks for Play‐through and All‐Star permits  (tentative‐ will confirm)  o   UD‐  Gabrielino???  (don’t count on it)  o   U12‐ Jefferson MS‐  new turf field  o   U10‐ Encinita ES/Coolidge ES    Training   Referee training still an issue.   

 

 Several U8/U10 team w/o certified referees   Informing all parents and coaches of courses held in the area   Holding another Basic Companion Course 9/29   All Stars and Tournament teams will be formed with Cert Volunteers as a  priority in Selection process‐ Spring Season 2014 as well.    Coaches‐ working hard to get all coaches age appropriate certified  Oct 4 Officially R40 Training Day‐ Rosemead Park dark (no games (U5/6/8 and U10)  and will take advantage to hold basic referee and coaches courses  (U8‐U10) 

Board Positions  Open‐ Referee Assessor/Referee Instructor (Art Ponce holds these two positions)  32 total ‐ 22 active Board Members    Opening Day/Picture Day‐  Well attended, great feedback  New Website, Blue Sombrero replaced ClubSpaces and new Webmaster/Auditor‐ Jeremy  Arrighi joined the Board  Interlock‐  scheduling a challenge (as usual), but got through it.   Thank you  Rolando, Sandy and  Lisa and Hugo C.    

U10 BHts  U12 BHts and El Monte  (working with El Monte to play on Bye games)  U14 BHts/Alhambra/El Monte   

All‐Star and Tournament Teams‐ policies revisited and Board Approved  Revisit U8 Grad Series‐  Jamboree / NON‐Tournament format    Region 60 Report – Rolando Morales        1. We have 921 kids playing soccer     2. That's 89 teams including VIP     3. We had a successful picture day on Sunday 9/23     4. We will also have a Galaxy Night on 10/6     5. We received an official invitation to the National Games for our VIP team. We intend to     participate.      I will not be at the meeting on Thursday and will not be able to have a representative attend.  My apologies.       

  Region 98 – Dave Lemos     We have 872 Registered Kids. Slight increase from last year. 148 Registered Volunteers.     Started the Season 2 weekends ago and have heard everything from "The Snack Bar  Food, isn't FREE, Oye!" to ‘I didn’t know that you have to practice with the Team, I just  want to play the games".  What did I get myself into? No wonder everyone grabs a drink at these Area meetings.  LOL   My Registrar quit about 10 times but finally settled in. Uniforms from Score were  backed up had a heck of a time getting everything I needed from them but ALL good  now.   Lastly, trying to Get Prado to do a 2 segment/split day basic referee course for those  Coaches / Parents that can do an 8 hour course. I should know more later this week.   Made some changes in our Guidelines on the way we pick our Coaches for All  Stars/Tournament Teams. Basically following National Rules rather than allowed to have  first choice if you come in First during Fall Season.   Interlocked with 908 and that's been going great!  That's it for now!    Region 214 – Anne Louit    

2050 Players Registered. We still have a FEW spots in GU7 and GU10. Have them contact me directly. 1040 Volunteers Registered. We only register the Main Volunteers (Coaches, Referees, Team Managers and key Field Personnel) Our GU14 EXTRA Team was selected for the National Games in the Second Round. The Commissioner is already unable to control the region: legal issues, fields, parents, coaches...

Region 13 – Steve Bickel Fall 2013 Registration: 2727 registered players 99 Drops 40 incomplete esignature applications. Registered Volunteers: 1076 registered 35 incomplete esignature applications Opening Ceremonies were held on September 7th in the Rose Bowl

Picture Day was held on September 14. Make up day will be held on October 5. MST application has been submitted and will be held at the Rose Bowl’s Area H, Brookside and Muir High School. We will be setting dates for try outs and coach selection at our October 3rd Board meeting. SBT dates not confirmed. Entered discussions with the Rose Bowl to hold an SBT VIP Tournament on that Saturday inside the Rose Bowl with Upper Division finals in the Rose Bowl on Sunday. MLS/Region 13 night will be on October 20th; last game of the season against the San Jose Earthquakes. New Board shirts with ayso13.org and Everyone Plays on the back of each shirt. Next Region 13 Board meeting scheduled for October 3rd. This complete Region Reports